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2020年做行政的8大关键词,你居然不知道?

发布日期:2020-04-10

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行业新闻

  行政其实是个一直跟着HR变革的行业,HR变革后,行政往往需要一段时间才能跟上。随着行政管理进入新常态(指的是效能化、平台化、三支柱化、成果量化等),各分支的专业与物联网、大数据分析、行为科学之类的结合,才带来了当下以及未来行政运营管理的变革。

  我们知道能来看笔者分享的行政人,都有个先天优势,那就是特别爱学习,既然如此,就请跟着笔者来看看新常态下行政应该关注的关键词有哪些吧:

  1、组织设计:

  大家都知道现在是VUCA时代:V(易变性)+U(不确定性)+C(复杂性)+A(模糊性)。行政的组织架构其实一直在跟着业务需求在变,跟着企业规模在变,跟着行政的求生欲在变。从笔者十几年前入行做行政到现在,已经经历了多次行政组织架构的变化,而且这种变化在其他公司也在不断地发生,从最开始的金字塔式,到职能式,再到前几天流程的网络化,再到现在的超扁平化及“大中台,小前台”模式等等。

  举个例子,比如说你在一家互联网企业,他们分了好多个事业群或项目组,每个事业群和项目组的一线需求都不一样,如果你作为行政仅仅是提供通用的服务标准,肯定无法满足业务的实际需求,这个时候如果你行政不改变,那事业群或项目组自然就是产生自己内部的行政人员来取代你本来应该提供的服务。这个时候“大中台、小前台”的模式就是一种非常好的组织架构方式。

  我们一些资深的行政人日常聊天的时候常说,行政已死,但三支柱方兴未艾。我们有种感觉,那就是从现在到未来五年,在行政运营体系中,COE将会成为一个非常稀缺的项目制人才,如果你能够在这方面有所建树,那你对行政运营体系及因此给企业带来的价值将会非常大。

  我们行政面临的内外部情况变化特别快,特别符合VUCA,如果你行政的组织架构不跟着改变的话,就没办法做到随机应变,没办法应对越来越多的内部客户从大组织向敏捷性小组织的转变。因此,千万不要让组织结构固化,敏捷性的组织架构才能让你紧跟业务的变化,从而实现运营战略的落地。

  2、企业文化

  说起行政对企业文化的影响,大家一定都非常认可。说道行政如何做企业文化建设,大家也都不会陌生。那现阶段,我们行政做企业文化,很多时候难就难在企业文化大部分时间是停留在墙上的一个口号,是停留在活动时的易拉宝上,是停留在H5的一段文字而已。

  所谓的企业文化,其实是和一家公司的创始人所认可的核心价值观、倡导的行为和里面是密切相关的。可以这么说,企业文化就是老板的核心价值观。

  但随着企业发展壮大,行政往往会觉得自己做企业文化的目的是传播和巩固,其实不然,企业文化其实是一直在动态变化的“生命体”,它随着老板而动,它随着核心业务而动。它随着公司内年龄层的变化而动。就说现在的90后,95后的员工吧。你拿传统的爱岗敬业,无私奉献,刻苦加班的企业文化去同化他们的话,得到的回复很可能是,钱到位了你说的都是对的。钱不到位的话,老子开心的时候你说的就是对的,要不然明天老子就去其他公司看看。如果你作为行政,还是用原来的管控思维来做的话,那一定是给你的企业帮倒忙了。

  如果你是一家初创企业的行政,则更加难,很多时候老板不会去想企业文化的事情,毕竟这个时候生存比文化更加重要,你能做的,就是协助凝聚员工士气,并通过提炼老板的言行,让习惯变成文化了。这又是另外一个非常让人头痛但非常有意思的话题了。

  在新常态下,行政做文化,更多的应该是想如何通过文化帮助业务,而不是为了文化而文化了。

  3、设计化思维

  笔者个人认为,在新常态下,设计化思维特别重要。传统的思路里面,会认为研发与技术这类强调创新的团队才更需要设计化思维。

  那为什么现在要强调设计化思维呢?这个和目前我们行政面对的客户群有很大关系,一方面我们面对的管理层是60、70或80后,他们的需求和思维方式和90、95后的员工有很大的差异,但是有个共同点就是强调体验。

  笔者认为员工体验包含了两个方面的内容:

  一是办公环境,或者说是办公硬件方面的。国内现在很多公司的办公环境都非常的出色,笔者有去上海的腾讯、阿里、华为以及滴滴等参观过,其办公环境的硬件都非常有特色,各类的人性化装饰也非常的多,各种健身、休闲的地方,一应俱全。不过良好的办公环境仅仅是员工体验的一个方面。

  另外一个更重要的是员工的使用体验,我们提供了好的环境,但是我们提供的流程和系统的体验感特别差,那就很糟糕了。这里的流程和系统包括了行政涉及的差旅、物品领用、报障等一系列的流程。还包括了对员工意见收集与反馈的设计等等。笔者还是一样一句话,你的流程和机制是为了促进业务发展,还是为了限制业务发展,其实就是和流程和机制对员工的体验感是提升还是下降有直接的关系。

  可以说,如果你不是刻意的去设计的话,你怎么能够提供有体验感的产品呢?

  在这里和大家举个简单的例子,现在越来越的公司开始采用钉钉之类轻量化的OA来做公司而定内部流程了,以往重型的自建式的OA系统已然日渐式微了。为什么呢?说个不恰当的案例。我一个朋友公司改用钉钉后,他最大的感受是,以往出差,每天都有人催他批流程,现在一旦有流程流转到他这里,他手机上立刻就能弹出提示,速度就批掉了。那是哪种体验更好,哪种效率更高呢?

  再举个举例,以往在重型化的OA内要集成第三方的差旅平台,那是个非常痛苦的事情,如果内外要打通,内部一堆人要搞定。笔者以前做过OA接入携程的项目,光安全评审就搞了2个月,这在钉钉这类的基于SAAS的轻量化OA内是不可想象的,钉钉内接入第三方差旅平台就是签个合同,管理员增加个入口的事情,所有的数据安全都是基于阿里云的自有体系来进行。1周时间就可以全部搞定。也不会出现有些重型OA系统那样,leader需要批2次(第一次批准出差,第二次确认出差标准)的情况了。真正实现了全流程管理。

  各类工具是现成的,如果你不去设计,那永远也就是工具而已。

  4、数字化

  这里的数字化,指的是将工作成果量化和利用大数据之类的分析来做管理和运营,这些年行政数字化变革的呼声越来越高,各种探索也越来越多。行政运营已然进入了大数据的时代,通过公众号,传感器、钉钉之类的输入端收集数据,利用收集来的数据做大数据分析。当全行业都在谈数字化的时候,那你真的值得好好的去了解一下了。

  相关内容可以参考行政联盟大咖说中的《行政工作的数字量化应该怎么做?》及《行政数字化运营管理》等文章。

  5、需求数据分析

  以往按照经典的分析法,当我们需要做需求数据分析时,基本都是从人员结构、不同学历占比、不同年龄占比、性别占比等维度结合需求来做分析,这样分析结果有用,但是不全面。

  结合统计学和行为科学,我们可能更加应该关心:什么样的人会影响对你提供产品的评价?你某个产品失败的原因是什么?我们可以通过大数据做关联分析、做用户路径、做转化漏斗,这在以往的行政工作中是想都不敢想的。

  大家如果想跟进一步的了解如何根据需求数据做分析,或许可以通过行政联盟内的以下文章了解一下《行政分享之简析如何做行政类需求的评审》、《统计学在行政中的应用简析》及《行政工作中的数字之美》等。

  6、敏捷学习

  笔者很多的朋友越来越赞同一个观念,就是“敏捷学习”及“终生学习”,这2点在做团队素质模型梳理的时候,往往是决定一个团队未来发展的重要素质。

  无论是行政或者是其他行业,现在你面对的环境变化实在太快了,只有不断学习,才跟得上脚步。我们总希望团队内的每个伙伴都能拥有敏捷学习的能力,但是如何设计学习体验、学习内容,是行政管理者需要认真思索的一个重要项目。作为管理者,你需要搭建一个平台,让团队的伙伴按照其职业发展规划随时随地定制学习路径,监控自己的学习过程,甚至在这个过程中随时随地碎片化学习,而且能够游戏化。

  举例来说,笔者在之前的公司时候,有模仿其他公司搭建了一个内部的学习平台,通过积分通关的方式与职级晋升路径挂钩,当要晋升的时候,我们会拿出这个数据,看你在哪些方面学习了多少的课时,考核得到了多少分,然后达到标准后,才能去尝试申请晋升,通过一个措施,就可以将主动学习、效果评估及结果反馈联系起来了。这样不光不用强迫任何人学习,而且还能量化提升幅度。现在很强调碎片化学习,如果我们提供的学习产品能够变成大家在地铁上,公交上,蹲坑的时候就能掏出来学习的产品,那就更加能保证伙伴的敏捷学习了。

  7、敬业度

  所谓的敬业度就是:你团队的伙伴在团队中表现出来的工作状态,投入?是否认可你这个团队或组织?在企业中是否能处于自激励的状态?是否能自我闭环?

  对于行政管理者而言,下属的敬业度直接决定了你这个团队的绩效。但往往敬业度和你本人的努力并不成因果关系。但我们可以通过定时的敬业度调查来发掘问题。

  有时候行政管理者会问基层的阿姨、维修师傅之类的,他们其实没有标准意义上敬业度?这些基石类的员工的敬业度是否靠所谓的钱到位,人舒服就能提升呢?那笔者建议你有空看一些HR管理方面的文章哦。

  也可以参考《浅析如何提升员工幸福感》,结合敬业度调查来发现真实的敬业度怎么样,如果不够高,到底是出于什么原因了。

  8、领导力

  领导力这个话题,还真实老生常谈了。相关分享太多,笔者不想在这里展开说。也不一定说的更专业。但笔者和朋友一致觉得,今天领导力面临的困难是,你面临的未来是一个不确定的未来,面对的客户来自不同的年龄层,来自不同的公司,来自不同的文化圈,你如何带领你的团队来解决这些客户的需求。这对你的领导力是一个很大的挑战。

  同样的,你的下属也开始有了90后,95后,以往很好用的指令式、权威式的领导力会不会继续很有用?你会不会被新人挑战?现在你可能更加需要的是通过赋能来让员工自发地发挥创意的领导力。

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