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如何做好档案管理?3步搞定

发布日期:2020-04-03

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行业新闻

  档案管理这项活,想必做过的行政er都有话可说:

  “做了大半年档案管理,工作成果没人care……”

  “害怕档案室落灰又担心档案室受潮。愁skr人!”

  档案管理看似吃力不讨好,却又是不可或缺的基础性工作。通过它,可以记录下公司发展过程中的真实面貌,延续企业的文化及历史;又能帮助业务部门以档案材料为依据,吸取过往经验及教训,做出合理决策。

  那么作为行政,该如何进行档案管理,才能在维护企业经验及成果的同时,辅助企业更快、更好地发展?不妨听听小知怎么说~

  01

  预先准备

  磨刀不误砍柴工。档案管理涉及的面繁杂、广泛,需要行政人预先做好准备,才能在后续整理及管理过程中有条不紊。

  ① 认识管理对象:什么是“档案”?并非公司经营过程中产出的所有资料,都能称之为档案噢。行政er应厘清档案的概念,才能在实际工作中,知道该管理什么材料。只有社会或个人在社会活动中直接形成,保存备查的各种形式及载体的数据、信息和知识记录,才能称之为档案。

  档案具备原始记录性、回溯性等特性。判断一份文件是否属于档案,可参考以下这三点:

  ◎ 此文件是否办理完毕。假如一份文件还处于流程之中,那么就不属于档案;

  ◎  此文件是否具备利用价值。盲目保存经营过程中产生的所有文件,本质上是资源浪费;

  ◎  是否按一定规律集中妥善保存。单独随意搁置的文件也不能称之为档案。

  ② 明晰管理范围:该管理哪些?档案管理涵盖的范围很广,既可涉及品牌宣传、合作荣誉、大事件等对外资料,也可覆盖战略规划、投资运营、业务评估等对内材料。

  与此同时,文书规范性、离任审计、监察资料、无形资产等管理性质的资料,可以转化为档案的一部分;制度流程、企业文化等宣传色彩的材料,也是时常被归档的对象。

  但并非将以上材料全部进行归档,就是对的。行政er应考虑自家公司实际需求,做到档案范围划分科学合理。请参照以下 tips 进行决策吧:

  ◎ 与各部门 leader 进行访谈,确定该部门需进行归档的具体文件类型;

  ◎ 仔细确认各部门的制度及流程,确保每个流程及节点都有相应的交付物;

  ◎ 根据各部门业务类型及需求的变化,适当调整档案管理范围;

  ◎ 明确公司硬性要求,有哪些文件必须要归档;

  ◎ 根据公司年度计划判断本年度档案工作需涉及的部分。

  ③ 组织人员配置:由谁进行管理?档案管理不是单打独斗,而应「统一指导、分级管理」。

  在设置专门的档案管理人员,负责拟定规划、制度及实施方法的同时,最好应在各部门配置相应的兼职人员,负责本部门材料的形成及收集。必要时,还应组织相关人员进行档案管理培训。

  例如:人事部、财务部、业务部中涉及敏感内容的文件,可由其生成部门自行管理,档案部实施监管。

  ④ 确定场地支持:应存放在哪里?在具备条件、符合需求的情况下,可将档案放置在档案室内;没有条件的情况下,也可以设置带锁的柜子进行档案归置。

  归置档案的场地及设备并非越高级越好。而应根据企业自身情况而定,既要保证档案安全性、私密性与完整性,又得符合公司资源的实际调用情况及业务需求,量力而行。假设10人以下的初创公司,动用库房来进行档案管理,显然就大材小用了。

  公司设置档案室的情况下,事先考量以下几点:

  ◎ 在设备配备上预先为“九防”服务,例如安装二氧化碳灭火器、防爆灯、漏水报警装置等。

  ◎ 档案室选址避开地下室或顶楼,避免漏水问题;

  ◎ 使用密集架的情况下,提前计算楼板的承重问题;

  ◎ 档案室内避免管道通过(消防水管、空调管等);

  ◎ 运用独立门禁及监控等措施,保证档案的保密性。

  02

  开展工作

  开展档案工作,要求档案管理人员具备耐心、细心的同时,又得具备原则性,严格按制度、规则办事。可参考以下开展工作过程中的实用建议~

  ① 确立档案管理的制度与流程是关键。应在符合公司实际需求的基础上,制定贴合档案管理人员工作习惯的制度。可在拟写制度及流程前,借鉴国家规范制度及优秀企业档案细则中的闪光点。

  *档案管理制度示例

  一般来说,档案工作的具体流程可分为:文件审核、文件接收、文件录入、文件整理及归档、库房整理。每块细分类别下又有不同的注意事项。

  A 文件审核。专业性文件须经生成部门进行标准确认(哪些文件、原件/复印件、是否签字盖章等);非专业性文件则审核其流程及内容是否符合公司要求。另外,文件转化成档案的过程中,要站在档案的角度,审核其是否完整、连续、有效。

  B 文件接收。交接双方应有文字性凭证,例如邮件或移交单等。应记录文件排列的顺序及规格,确认文件的页数、载体类型、原件或复印件等信息。

  C 文件录入。这是最为关键的环节,将直接影响后期档案的利用效果。录入文件时,应做到:

  ◎ 信息遵从文件内容本身录入;

  ◎ 信息录入正确、完整;

  ◎ 除文件本身信息外,需添加档案信息(如档号、类别代码、分类代码等);

  ◎ 为便于利用者检索和查阅档案信息,需对文件信息进一步优化(摘要、关键字、备注说明等)。

  ◎ 每份文件起码要有全宗号、档号、年度、所属机构、文件题名、责任者、文件编码、载体类型、原件/复印件、保管期限等信息。

  D 文件整理及归档。原则上按份整理,部分文件按套整理(如诉讼文件);实行纸质+电子结合的双轨管理制度。例如,重要电子文件做到打印留底归档;存放时应按照所属公司、年度、类型依次摆放。

  E 库房整理。库房的整理及管理决定了档案保存的完整性。日常工作开展中,应注意:

  ◎ 使用档案柜或密集架进行档案搁置;

  ◎ 原则上保管和使用分离,即档案借阅室应与档案存放室割离;

  ◎ 库房出入必须按照人+档案的形式加以登记;

  ◎ 做到防火、防盗、防尘、防虫、防晒、防潮、防高温、防有害生物、防污染等(例如日常打扫、保养消防器材、控制温度及湿度等)。

  ② 做好档案的分类管理是基本原则。档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等,按照归档要求组件,有序排列,以便后期的管理及利用。一般来说,组件是以单份文件为一件,但也可将关联紧密的多个件组成一件。

  文件依据自身属性、特征及利用需要可划分为以下几类:

  ◎ 按照载体归纳:可分为影音类、电子类、纸质类、实物类;

  ◎ 按照时间归纳:可分为月度、年度;

  ◎ 按照保管年限归纳:可分为短期、长期、永久;

  ◎ 按照内容归纳:可分为资产类、标准类、文书类、管理类;

  ◎ 按照机构归纳:即按文件生成中心或部门进行分类;

  ◎ 按照复式结构归纳:可分为年度+内容、年度+机构、机构+内容等。

  在分类管理时,应根据自家公司情况及需求,采用合适的结构进行分类。例如:年度-机构-保管年限等。并依据分类标准做好档案陈列,方便后期检索。

  ③ 依据时效、管理范围变动对档案进行规模性调整。可按照半年、一年的时间长度,定期销毁失效或不具备价值的档案。成立档案鉴定小组,专门对到期档案进行清查、鉴定。在接受监督的情况下,处理档案。

  另外,根据业务部门需求反馈,档案工作也应进行相应调整。例如:业务部门需归档的具体文件变动,那么档案管理工作也应有所应对。

  ④ 制定档案管理应急方案,避免险情,做好万全之策。重要档案在突发事件来临时,应能及时被转移到安全场所,得到最大限度的保护。

  03

  后期利用

  档案管理不是将档案整理完就算结束了。让档案有效流通及利用,才是档案管理的终极目标。

  ① 建立查询、借阅等制度,让档案成果惠及员工。原则上由档案部门对统一保管的档案文件进行利用,文件生成部门不得随意将其生成持有的文件外借。

  档案可通过原件、复印件、电子件、在线阅览等形式进行利用,档案管理人员应根据文件借阅方式和档案密级不同(公开、秘密、机密、绝密),制定不同的借阅流程。同时注意档案归还时不被涂改、保存完整。

  ② 根据档案信息,为公司决策提供数据支持。在档案整理的过程中,就可收集相应的数据及建议。

  ◎ 文件审核过程,可检查公司各类工作流程;

  ◎  文件接收过程,可依据数量梳理各阶段业务活跃度;

  ◎  档案类别上,可看出各部门之间协作是否紧密;

  另外,档案管理人员还可对档案信息进行再加工,提供有效的档案产品。例如:对公司每年度打印机租赁费用进行汇总,为相关部门提供数据支持;对租赁合同进行分析梳理,可得出本年度公司设立了多少分公司,分局区域等信息。

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