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建立行政制度之注意点

发布日期:2020-03-27

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行业新闻

  首先来说DOA,所谓的DOA有个更加接地气的说法,就是审批权限表。下图给大家展示笔者最近帮一个朋友整理的他们公司的DOA。

  DOA的目的是明确审批流、审批节点及具体的审批权限,我看到过一些朋友整理的DOA,那个叫详尽啊,但是往往汇报的时候,老板看的一头雾水,其实对老板而言,他更加关心的是:

  1、 减少自己的决策压力

  2、 涉及部门是否有充分的审核

  3、 效率如何

  你可能会说了,我老板不是这样的,他喜欢事事关心,那你看看一个采购或合同或付款流程,没有前置部门(比如法务或财务)的情况下,他能不能下手批下去。

  也有可能你要说,我是一家创业公司,要求的是效率,减少审批流最好。那很简单啊,你看看你要报销的时候,是不是需要邮件你上级领导或者你上级领导书面签个字呢?如果你直接和公司老板汇报,那其实有没有审批,也就是一句话的事情,但报销的时候,财务是否会要求你提供一些合理性的依据呢?

  在这个基础上,我们再来梳理DOA,可能就会发现简单了很多,我们做DOA的最大目的是让公司的授权书面化,或者说是让内控管理体系化,内控管理的前提是预算管理,这就是来一个话题了。

  做DOA会面临最大的挑战就是,如何做出符合老板需求的授权,外企和国企不用多想,一般会有比较完善的审批权限分级制度,但是一些私企或者投资性的企业,往往是跟着老板走。对于行政而言,接下建立DOA的活,其实接下的是一个比较烫手的山芋。那我们可以如何做呢?

  Step1:了解清楚老板做DOA的目的:

  不清楚要问清楚,要不然容易触雷。有时候老板做DOA是一时冲动,有时候是真心想分权,但有时候老板是为了试探,当然大部分时候,老板做DOA是为了让管理更加的合规,效率更高。

  Step2:整理现有的流程与审批权限:

  现有的一定有其存在的目的,我们从整理现有的审批流程和权限中多少能了解到老板的风格,当然也要根据你和老板沟通的情况来优化流程和权限,对于实际使用的员工来说,调整流程内的审批节点对他们的影响不大,但是如果调整审批结束后交单方式或处理人带来的麻烦更大。比如说你在报销流程内增加一个会计的审批节点,对报销而言影响不大,但是如果你将收单人从出纳调整为前台,那在短期内会给不少人带去不便。

  Step3:根据业务提供优化方案:

  一方面业务部门对DOA肯定有自己的想法,不管想法是因公还是因私,我们需要做一个判断,将有利于提高业务运转效率,降低业务运营风险,减少领导压力的可优化点找出来并在提交的DOA内列明。

  第一次提交优化方案的目的是试探并让领导挑明显的错误,所以被批评不怕,正好用来进一步明确领导的设想,以便在第二稿内继续优化。

  Step4:试运行

  DOA是公司业务及领导想法的体现,永远没有最终稿,根据实际情况要不断的调整。每次调整后,我们都要在流程内第一时间体现,同时在流程运转中如果发现有问题,记录问题及解决方案后,第一时间上报并根据指示优化。

  本章小结:DOA是公司业务及领导想法的载体,其核心在于符合公司业务发展需求及公司内控需求,根据四部曲,我们能很快的完成DOA的起草工作,后续就是不断的优化迭代了。

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