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疫情下,2020行政工作计划该如何调整?

发布日期:2020-03-10

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行业新闻

  如果说2019年是艰难的一年,那么2020年,则是难上加难。

  早在春节假期,许多行政er就加班加点,采购防疫物资、制定防疫计划,绞尽脑汁守护着公司上下的安全。然而,这仅仅只是开始。疫情当前,要防止疾病蔓延;疫情过后,还得抵御随之而来的企业危机。每个关卡都困难重重。

  那么,行政er该如何调整2020年的工作计划,才能最大程度上助力企业艰难闯关?

  在这里,小知提供了几条对策送给你,希望能有所帮助。

  1

  做好极限挑战的心理准备

  越是紧要关头,越要做好未雨绸缪的准备。对即将面临的打击有所预判,才能积极筹备预案,减少损失从而渡过难关。在落实本年度工作计划调整前,行政er可从以下三点入手,三思而后行。

  ① 了解本次疫情将对哪些企业造成重大打击,做到心中有数。

  遏制疫情蔓延所采取的居家隔离政策,不可避免会对旅游、餐饮、零售、航空等线下消费服务业造成重大打击;

  农业、汽车行业等依赖上下游供应链的行业,由于封路、停工停产等措施,在本次疫情中遭受重创;房地产行业、银行和金融行业也受到波及。

  *疫情对各行各业的影响示例

  ② 预判本次疫情打击时长,做好资金储备。

  可依据2003年SARS疫情作为本次疫情对照。2003年7月非典疫情结束后,国内生产总值在第三季度回升。

  但根据行业情况不同,遭受打击持续的时长实际上也不同。例如,休闲服务、金融业等第三产业受到SARS疫情冲击时间长,回暖较慢;而工业、建筑业、交通运输业等恢复速度较快。

  *数据来源:国家统计局,wind

  本次新冠肺炎的爆发恰好处于国内经济下行时期,疫情对行业、企业的打击时长恐怕只会比2003年SARS时期有增无减。

  行政er应根据外部参考数据及企业自身情况,在工作计划调整中进行时长的合理预估,采取资金储备等一系列措施。

  *非典期间各细分行业零售额当月对比

  数据来源:wind,苏宁金融研究院

  ③ 积极探索获取信息的渠道,及时跟进处理信息。

  重大突发公共卫生事件的发生,意味着过往的稳定结构暂时被打破。更需要行政er具备及时获取及处理信息的能力,以应对态势变化。

  a. 研读国家及地方性帮扶政策,抓住关键信息及惠企举措,帮助企业减少损失。

  2月以来,国家及各地方政府出台了许多惠企政策。对这些政策加以消化利用,有助于减缓企业的燃眉之急。

  例如,北京国有文化资产管理中心鼓励文化企业尽快申报「投贷奖」及「房租通」,以获取资金支持;深圳针对受疫情影响、缴存住房公积金确有困难的企业,可令其依法申请降低住房公积金缴存比例最低至3%,期限不超过12个月;或申请缓缴住房公积金,期限不超过12个月。

  *疫情防控下的国家惠企政策

  b. 在企业内部,与boss积极探讨,预判企业、行业未来的可能性波动及走向,吸收具备参考价值的有用信息。

  阿里巴巴首席财务官武卫作出预测,阿里巴巴大部分实体销售业务本季度收入可能会下降。那么,这条信息对于阿里巴巴甚至同样是电商行业的行政er来说,就值得被消化吸收。

  c. 在企业外部,和同行多多交流,了解对方在疫情冲击下所做的工作调整。

  信息共享的同时,也能帮助梳理自身工作计划有无纰漏。

  2

  节省开支,管控现金流

  缩减开支、做好资金储备将会是本年度的工作重点。受疫情影响,企业的卫生防护成本骤升;与之俱来的经济打击又将使企业坠入「经济凛冬」。在这种严峻的情形下,管控现金流成了定胜负的关键。

  ① 节省房租及物业费。

  小知在《疫情下,北上广深等城市的减租政策汇总》里提过,各地出台的减租政策,是中小微企业的救命稻草。在自身条件符合申请范围的情形下,应及时利用好相关措施,为企业减负。

  *北京减租政策

  *万达减免租金及物业费

  ② 砍掉非必须项目。

  环境布置、公共招待耗材、团建、保险、福利类活动等不影响生产经营的支出,建议砍掉。早在疫情爆发之前,就有部分互联网公司为应对经济寒冬,取消了房补、保险等,缩减开支。

  ③ 缩减可变动项目。

  但减少的成本不能影响到日常办公。例如,办公费用。办公用品费用一般不超过30元/月/人,困难时刻,应酌情减少。

  ④ 行政采购时,与供应商协商低价。

  并尽量延长应付款项时间,最大限度争取现金周转。

  3

  制定应急措施,合理配置资源

  在「经济凛冬」时刻,制定应急管理措施,合理配置资源,也是企业渡过难关的有利武器。应作为行政工作计划调整中的一大要点。

  ① 切实做好疫情防护工作,保证员工身体健康。

  防疫是场持久战,细心及耐心是制胜法宝。行政er需综合考虑公司上上下下、方方面面,做好及时采购防护用品、办公区域每日消杀、推行防疫举措等,才能赢下这场艰难的战役。

  做好企业内部出现疑似病例的详实准备,制定详细的应对措施,保证剩余员工的安全。

  *滴滴防疫措施

  ② 针对各业务线特点,推行不同的防疫及复工措施。

  避免一刀切服务,才能实现资源合理配置。例如,办公室人员不必与线下销售配备同等额度的防护用品,应将更多资源倾斜于线下销售业务。同时,督促销售人员学好防疫知识,减少线下拜访,通过线上方式维系客户。

  ③ 如果公司层面有重大业务线变动,及时做好对应行政措施。

  疫情爆发在降低外出消费人流的同时,也会影响人们的消费及生活习惯。在一定程度上,也将促使企业砍掉、转变业务线存活。例如,新零售行业的名创优品,由于受到疫情影响,主动关闭了全国三分之一家线下门店,着手开展线上业务,开放小程序等购物渠道,以应对疫情冲击。

  假如公司决定砍掉一或二季度内无法盈利的线下业务线,那么行政er就应及时应对,协助或主持门店退租及设备转让事宜,避免损失。

  ④ 与各业务线boss了解今年的人员情况及办公面积需求。

  提前预判空间及面积走势,做好预案。立足各业务线实际情况,合理分配资源。最好以时间节点为维度,进行多种实用性办公面积规划,随机应变。

  例如,疫情发生时刻,办公人员需远距离办公,空间的规划上势必会与疫情结束后不一致。这些因素都应在工作计划中加以体现。

  4

  强化线上关怀能力,共克时艰

  对员工而言,2020也是难捱的一年。在疫情紧张、经济困难的时期,员工可能会出现焦虑、紧张等心理问题,进而影响到工作状态。在此时,行政er更应强化线上与员工沟通及交流的能力,采取恰当的方法方式进行员工关怀,共克时艰。

  疫情发生时,切实利用好线上平台:

  ◎ 宣传防疫举措,让员工明白公司做了什么,给予员工安全感;

  ◎ 及时向员工通报全国及办公园区的疫情情况、定点医院名单,做到信息透明化;

  ◎ 开通心理热线,及时疏解员工情绪问题,避免问题堆积爆发;

  *网易的安全宣导

  疫情结束后,由于行政预算缩减,线下部分福利被砍,更应设计多种线上关怀方式加以弥补,持续给予员工温暖,争取员工对企业的信心。

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