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如何解决行政跨部门沟通的难点

发布日期:2020-03-10

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行业新闻

  跨部门沟通,我不想讲沟通技巧、倾听之类的,这些大家在培训中肯定都听过,也学过。基础沟通知识,学到了你未必就能沟通好,不学你一定沟通不好,但是人是有多种多样的,环境也是千差万别的,有了基础沟通知识还不够,打蛇打七寸,治病要治本。

  想解决复杂的沟通问题,比如跨部门沟通,不仅仅涉及到人,还涉及到职位、利益、资源,情况复杂就需要高级的本领了。

  跨部门沟通的那些梗

  还记得若干年前我新加入一家公司任职HRM,到岗没多久,我下属因为要做新员工培训,基地业务部门不配合,说业务繁忙没办法安排新人参加,于是找我反映,那时我一心想证明自己的能力,在了解过发生的事后,就约了基地业务部门负责人谈话,结果那次谈话以不欢而散告终,真可谓出师不利。帮助新员工快速融入本是好事,为什么业务的人不主动?

  事后我仔细琢磨才发现,我那样去谈话不欢而散是必定的,第一我当时的职位比基地业务部门负责人低,位置决定话语权;第二我刚进公司根基不稳,大家还在观望,影响力不够,走心的话人家根本不会跟我讲;第三我们做新员工培训的出发点是完成例行工作,而没有考虑业务的诉求。

  解决跨部门沟通可不是简单的把部门管理者拉在一起谈谈就OK的,要考虑的因素很多,比如职位、比如对人的了解、比如是否从对方诉求出发等等。

  你看跨部门沟通的梗还真不少,缺乏沟通经验、职位不对等、权责不清、不是对方所想、本位主义、缺乏主动性等。

  部门沟通为什么这么难?

  面对同样一件事,做什么,怎么做每个人的认知都不一样,每个人的性格、经验、背景和出发点不同,沟通时产生分歧是很正常的。

  在企业里,还有两点原因,一是责任,二是利益。遇到事情,职场人都会想到这两点,这事有我的责任没?对我有什么好处?我做了会不会对有什么不好?这样是不是影响我的(部门)利益?对不对?

  于是出现凡是找到自己的事情,能不沾边就别沾边,事不关己高高挂起,害怕担责任。记得我在职场时,有次和一个跟我关系好的资深经理聊天时,他说了一句话,至今我还记忆深刻。他说:“Ella你记住,在公司做的越多错的越多。”告诫我不要做的太多,容易给自己埋雷。

  虽然你出发点是好的,但是要审时度势,要考虑公司文化,还有你的Leader是什么样的人。从那时起,我意识到比做事更重要的是做人,我不再只埋头做事,而是抬头看看周围的人,注意人际关系。

  再有就是个人遇事先打小算盘,部门遇事也先打小算盘,你的利益,我的利益算的很清楚,一旦各自以自己的利益第一,各自为政,这事就没法玩了。双方都隔着心,怎么能沟通顺畅呢?

  诚然出于人的本能,趋利避害,可以理解,但企业是要追求经济效益,容不得互相推诿,各自为政,严重影响公司整体利益,由此产生分歧,甚至触发情绪,引起冲突,就是大问题了。所以跨部门沟通无小事,解决要刻不容缓。

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  如何让跨部门沟通协作更有效?

  所以问题来了,如何让跨部门沟通协作更有效?遇到沟通问题,想办法积极解决,不要束手无策等到冲突就不好了,办法有没有?有。我从两个层面分析,一是个人,二是组织。

  个人

  想沟通有效,最关键的是找准对方要什么,再去沟通,千万注意不是你要干什么。如果只是从你的角度出发,说你要做的事,对方听到一定会先想这事跟我有什么关系,对我有什么好处,一旦判断对他自己没好处,你想想他会怎样?至少是持怀疑和观望的心态吧,更有的会拒绝。这里又要用到我之前讲的换位思考。

  那怎么才能知道知道对方要什么?有三步:查-探-问

  ? 查

  重要的事情,要提前了解对方,比如他的职位、性格、过往,部门情况等。

  ? 探

  探就是打探,第一要探这个问题/事情是不是通过沟通就能解决的,做判断。如果能做沟通,就往下第三步。如果不是沟通的问题,那就另想办法。

  第二探对方是否有明确的需求,如果有是最好,那就往下第三步。如果没有那就需要我们把事情先抛出来,在沟通中了解对方的想法,逐步明确。

  ? 问

  对方有明确的需求,我们怎么才能知道。两个办法:第一找突破口,看看部门里谁你们比较熟悉,愿意交流的,先切入。第二非正式场合,有时有些事在公司里不好说,那就找机会外面谈。

  基本上经过这三步就能知道对方要什么,根据对方的需求,兼顾责任和利益两点做解决方案,比如在方案中减少对方的顾虑和责任,增加对方的利益,或者跟对方利益捆绑在一起,再去选择合适的沟通时间,使用沟通技巧与之沟通,成功率就会大大提高。

  组织

  解决跨部门沟通,更重要在组织层面。就像中医一样,找到组织层的问题才是治本,从组织层如何解决跨部门沟通问题呢?我总结有五点:

  ? 梳理流程

  跨部门沟通出问题,从流程上入手,看看流程上是不是有问题,有疏忽的地方,比如存在三不管地带?我们是设置专人管理,还是做流程再造。

  ? 绩效考核

  在绩效考核指标中加入跨部门利益的指标,比如产品岗要背销售额的指标,运营岗也要背销售额的指标,销售岗背产品指标等等。使得几方利益捆绑在一起,这样就不得不团结一致做事。

  ? 统一目标

  目标一致,双方为了共同目标一起寻求解决办法,自然大家的沟通就会顺畅很多。如何统一目标呢?要分析各方的利益、需求和资源寻找共同点,基于共同点制定共同目标。共同目标,帮助我们直接跨越了沟通问题。

  ? 企业文化

  而比统一目标,再往上更高级的是统一思想,也就是以企业文化做引领,一切以公司愿景、使命和价值观为准。出了问题要顾全大局,站在公司整体利益看问题,解决问题,抬高管理者的境界是不是更高明?

  从招聘源头上,招募同样味道的人,他们信奉共同的愿景、使命、价值观,在这样共同的背景下,文化引领一群人向一个方向合力,跨部门合作的阻力会小很多。所以企业文化,可以在跨部门沟通中起到重要作用。

  ? 组织结构

  传统的组织是职能制,一个萝卜一个坑,分工明确,所以造成本位主义,相互扯皮。如果打破部门的边界,在组织内部按照任务组建一个个虚拟团队,由相关的不同人员组成,企业充分授权和激励,这样的做法就能破解跨部门的沟通问题,因为这时候没有部门,只有利益共同体。像国内的韩都衣舍、芬尼克斯都是这样的组织。

  甚至是打破组织的边界,在组织与组织之间,人与人之间自由链接,自由碰撞,因为自发的愿望产生创新创造,像我之前讲的生态,无边界组织。而这些已是大势所趋,很多大型企业的边界越来越模糊,人员也斜杠起来,自我雇佣的时代到来了。这时再来看跨部门沟通,自然不是问题了。

  这以上是我对跨部门沟通的经验和思考,从个人和组织两个层面讲的。其实这些办法,在团队内部都是有能力自己想出来的,就像我之前讲的个人成长,你是自己的老师,团队也一样。

  怎么让团队自己想办法,而且大家都很乐意贡献,实现共享智慧呢?建议大家运用促动技术,促动技术可以激发团队智慧,让团队由共享共识到共行。我是国际促动师协会的F5级促动师,曾经帮助企业解决过类似的沟通问题,用的是鱼缸会议+团队共创法。现场大家非常积极主动,最后集体想出了很多解决办法和行动计划,收到了意想不到的结果。

  所以对于跨部门沟通问题,既可以借助外部的力量,比如用经验、培训解决,也可以利用团队自己的智慧解决,运用特定的方法,比如促动技术。

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