资讯中心

行政能为企业带来的核心价值是什么?

发布日期:2020-02-28

作者:

标签:

行业新闻

  近年来中国商业社会发展迅速,企业与企业之间呈现出完全不同于之前的竞争格局:一方面追求更大的市场和利润,一方面迎接更多的挑战和更强有力的竞争;

  同时互联网的管理思维也在深刻的影响着各个企业管理者们:要想获得高速、规模化的成长,不仅需要对外扩张的能力,更需要内部运营的高效与稳定。

  在这样的背景下,行政作为公司运营管理与员工服务的重要岗位,其价值逐渐凸显出来:提升内部效能,降低运营成本,提高员工满意度,打造公司雇主品牌……

  这是企业对行政提出的新要求,也是行政职能定位上升的方向。

  1  创新管理模式,利用技术手段,降低企业运营成本

  互联网时代里,技术变革的速度比以往更加迅猛,当下被广泛讨论的:物联网、云计算、大数据、区块链等等正在许多领域改造生产力。

  同时,新的技术也带来了新的管理思维模式,在行政工作中,运用新的模式与技术大大提高了行政的管理效率,降低企业的运营成本。

  在相对开放、追求效率的互联网企业中,规则和制度相对来说更灵活,行政开始脱去僵硬老旧的管理“外衣”,拥抱智能化、信息化:告别纯人工线下操作,把业务流程转移至线上系统;同时不再靠“经验感觉”做事,开始关注数据,用有力的数据辅助决策,提高决策水平,降低试错成本。

  1.能源消耗:通过新技术的应用能够有效降低能耗,比如中央空调及照明的智能控制系统,在大小企业都已经有应用,这不仅节约能源开支,低碳环保更是企业社会责任的表现。

  2.差旅支出:以往行政只需在差旅标准内单纯完成机票预定,现在更加关注对个人差旅费用的管控,通过与供应商的谈判,延长帐期、制定订票规则、设置订票小助手、关注各大平台折扣信息等等,能够在差旅费用细节上节约出不少的成本。

  3.资产设备:对于一些公司,一次性采购大量设备支出极大,后期运营管理的风险较高。采用设备租赁的形式,能够节省开支,并且规避相应风险,无形中降低了运营成本。

  4. 福利支出:除了薪资之外,公司在人员上的支出还包括下午茶、餐饮、餐车、加班费等多项福利支出。制定良性福利的规则,同时依靠产品工具手段落实福利,不仅能真正达到激励员工的目的,更能节约大笔不必要的开支。

  2 办公空间再设计,提升空间价值,打造差异化雇主品牌

  办公环境是“吸引人才“和“留住人才”的重要影响因素,办公环境设计已经不再追求单纯的“高逼格”,而越来越重视个性化与品牌化。空间设计直接传递出企业的气质,在“气质相投”的地方办公,才有“家”的感觉,这也是大多数员工的追求。

  办公空间往往是企业在运营上投入最大的一块,在这样巨大的投入下,如果没有将其价值发挥到极致,本质上也是一种浪费。

  目前行政在空间管理上主要有四项原则:

  1.提高空间的利用率:合理安排工位,在有限的面积内,容纳更多员工,就有了创造更多效益的可能,这是行政对租赁成本负责的一种表现;

  2.保障空间的舒适度:挑高的空间、开阔的视野、柔和的视觉、或科技或文艺的软装、适量的休息区和开放区域等等,这种办公环境下员工的精神状态更加放松,工作效率自然提高,这是空间的重点考量指标;

  3.合理的空间规划:增强团队协作的高效性,包括部门内和跨部门的沟通协作,让沟通无空间障碍,响应更加敏捷,需要行政有更多的想法和创造;

  4.让空间传递出企业的品牌:对内是一种无形的文化影响,对外也是一张文化名片。

  传统办公空间往往有着难以改变的客观条件,行政需要综合考虑以上四个原则,打造出完美的办公空间。

  星巴克(中国)行政部连续在上海、深圳改造办公室,打破传统思维,营造年轻的开放式空间,并通过空间设计改变员工工作习惯和思维方式。

  星巴克对空间的改造主要体现在这些方面:

  1.减少封闭式会议室数量,增加敞开式的空间。减少大家处于封闭空间内的时间,在这些敞开式的休闲区里放置可移动的LCD显示器,会议能容纳的人数比以往更多,氛围更轻松。

  2.创新性的新空间能帮助员工高效协作。为了让跨部门协作更高效,星巴克中国团队设计了一个“war room”,让项目团队的核心团员都从部门里“跳”出来,到这里面来开会、进展项目。

  3.利用手绘改造空间,改变了员工的行为习惯。星巴克在消防楼梯间手绘了星巴克最具代表性的门店,展现企业文化的同时,还能鼓励员工多走楼梯,运动上下班。

  事实证明,这些空间设计的关注点是非常有效的,能够引导改变员工工作习惯,提高协同效率。

  3 注重“服务”与“关怀”,提高员工满意度

  在人才争夺的战役中,员工满意度是留住优秀人才的重要条件,可以说行政80%的工作都在和员工满意度“作斗争”。

  除了留住人才,员工满意度还在另一个维度间接影响着公司的价值。

  根据ASU(亚利桑那州立大学)的研究:员工满意度将影响客户满意度,而客户满意度将影响公司的盈利与股价。这就是著名的满意度传递理论。

  员工满意度本质上不是员工对行政的满意度,而是对公司的满意度,因为行政是代表公司提供服务。

  各家企业的行政为了提升员工满意度,均将采取各种各样的措施,其中,提供特色的员工福利、贴心的日常服务,都是非常行之有效的方式。

  “不设行政工作边界,围绕服务核心”,总体来说应注意以下几点:

  1.员工满意度不是无节制满足员工需求,而更应该结合企业文化和价值观输出服务和福利,“差异化”也许才是的满意度最有价值的地方;

  2.细节展现用心:再芳香的空气大家习惯后也会感受不到,服务也是如此。因此在细节上做出亮点,往往能让你的工作凸显出来;

  3.保持费用的合理性:我们追求的不是高预算,而是合理的预算,在预算范围内尽可能通过创意手段满足更多需求,这也是行政价值的体现。

  4.适当忽略投诉:有些投诉是干扰项,如果因为干扰项而怀疑原本正确的服务政策就是捡了芝麻丢了西瓜。

  例:

  腾讯作为互联网巨头,拥有强大的产品思维基因以及出众的跨界思考能力,他们用心理需求模型做员工调研,基于员工数据的分析,绘制员工画像图谱,更针对性的服务员工。

  腾讯行政的产品化创新,深受与生俱来互联网基因的影响,但是其中的员工需求调研、以数据驱动决策、通过技术工具提高效率,这些是每一位行政人都应该学习的方向。

  提高员工满意度绝不是无限制无根据的满足每一位员工提出的需求,对企业行政运营来说不仅成本无法支持,而且在执行中也是不切实际的。还是要根据投入产出的模型计算出最适合自己公司的方案,把握满意度与成本之间的平衡。

  4 完善生产力系统,提高企业内部办公效率

  企业生产力系统会直接影响企业运行与发展效率,行政在完善企业内部生产力系统上,通常都能实现质的飞跃。

  1.升级职能定位,成为核心业务部门的伙伴,以BP视角助推业务发展。

  2.建立企业内部协作体系,通过自主开发或使用成熟的产品工具,简化企业内部协作流程。

  3.转变传统行政思维,主动参与到企业战略规划中,匹配与公司发展需求相对应的服务,甚至牵引企业发展。

  “公司是我们的产品,员工就是我们的用户”,每个行政都是“产品经理”。

  今日头条改变了大家对传统行政管理模式的观念,效率工程部以产品为导向,利用技术提高内部效率,从办公硬件、软件和日常服务层面提高办公效率,优化员工工作体验。

  a.改变传统前台访客接待-半自助式的访客系统,访客自助填写到访信息并推送给内部接待人,节省了前台接待客人和联系员工的时间。

  b.改变效率低下的快递收发-在新的快递系统下,员工无需为每一个快递跑一趟,系统能够提供信息推送、快递收发、管理、配送等一系列服务,为员工节省时间。

  c.解决会议室预定、使用难题-把所有的会议室资源都放在云端,设置免预定会议室、安装红外动静感应器,从而提高实时效率。

  企业在运营效率上的追求是无止尽的,这也是行政应该持续探索下去的价值,关注前沿科技与新的管理思维,拥抱变化。

广州总部:广州市天河区翰景路1号金星大厦5楼

合作热线:189-2875-2119

无锡公司:无锡市新吴区菱湖大道111号无锡软件园天鹅座C栋303-11室

合作热线:189-1532-1521

电话咨询

电话咨询

189-2875-2119
在线咨询

在线咨询

免费试用

免费试用

回到顶部

回到顶部