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第一次做行政,你有什么经验要对我说?

发布日期:2020-02-24

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行业新闻

  “刚入职,觉得很懵逼啊,我好像是部门助理,但是部门业务和我没什么关系,因为直属上级是行政部的姐姐,那我平时应该做什么呢?”

  “我是资产管理实习生,入职第一天的任务就是打包同期公司业务部门小伙伴们的入职电脑和礼包,还有登记、分发,资产管理就做这些就可以了??”

  “第一次做行政,小知能不能给我介绍一下行政到底是一个怎样的岗位?是常规印象中的空闲舒服、朝九晚五、打打文件就可以的工作吗?”

  ……?

  我们的行政新人可以说都非常勤奋好学了!

  鉴于很多行政新人对这个岗位都是凭着“入职门槛低、口口相传的轻松工作”才入的坑。

  这次我们就来做一次简单的行政岗位科普介绍吧!希望能给行政新人们一个大致的职业思路启发哦!

  1  行政到底是做什么的?

  行政体系囊括的方面非常多,日常行政服务、企业员工关怀福利活动、企业设施设备管理、企业不动产管理、企业采购管理、企业资产管理、企业环境健康安全、企业内部协作系统、企业可持续发展……这些模块不同的企业行政都有不同规划设计。

  所以从以下三个维度划分,我们可以相对清晰的知道不同企业的行政到底是怎样的方向?

  ▲行业不同,行政工作内容重点偏向是不同的。

  互联网行业由于从业人员相对年轻,学历较高,行政的管理会相对转移至幕后,所以重点一定是放在服务上,其中区别于其他行业的是员工福利活动的创新与多样化;而传统行业及制造工厂目前也在积极转型,虽然行政管理依然是重头戏,但是拓展员工福利及硬件设施的升级也是转型的重点模块;而外资企业一般情况下是都是以 FM/IFM 为导向,设置行政工作内容。

  ▲企业内部组织架构不同,行政岗位体系设置是不同的。

  至上而下与扁平式化的企业组织架构在行政岗位体系上也是截然不同的两种。如果是配套至上而下的组织架构,行政部的内部分配也容易出现至上而下的管理导向,缺乏服务内容与服务思维;而扁平化的行政架构也会出现相应的问题,比如基础人员过多,晋升空间压缩等等。

  ▲行政部内部流程不同,新人工作内容是不一样的。

  新人的工作内容通常情况下都是根据行政内部需求而定,哪里需要去哪里是最常见的安排之一。

  但也不是无迹可寻,如果新人能在入职培训以及直属管理者身上了解到内部工作内容的状况,也是最快找到工作价值的方法。

  2  行政岗位所需知识技能,新人如何快速提升?

  行政是众所周知入职低门槛的企业岗位之一。

  那这在一定程度上也表示,行政岗位所需要的知识技能往往不受个人学历条件与能力限制。但是我们行政新人依然会发现在行政工作中容易出现力不从心。

  不如关注以下3个技能模块,率先提升起来。

  office办公全家桶。这个技能很多人都说很简单,但是在使用过程中还是会出现或多或少的问题,比如不符合企业常用格式、不会高阶功能的操作,这时候一定要先了解清楚企业需求以及基础问题做到独立搜索解决,太复杂的问题可以及时请教。

  轻重缓急与时间管理。行政新人掉进打杂的坑,很大一部分的原因都是因为没有把握任务的时间节点与事件的轻重缓急。这时候,学会使用一些时间管理软件或管理待办事件工具就能很好的解决打杂怪圈。

  补课行政工作里的专业流程。行政工作里的专业流程有哪些?最常见的模块是活动策划与执行、装修相关流程与执行、设施设备管理与维护等等。

  行政的工作内容里,打打文件换换桶装水,当然没有难度,但是如果让平时身陷日常服务的你,开始牵头做新办公室装修、搬家的项目,专业难度就随之而来。

  3  新人阶段如何明晰自我定位?

  都喜欢说行政是打杂的,但是我们不这样认为,因为心无职业逻辑,做什么工作都是打杂。

  我们推崇以逻辑分析问题,这样不容易有盲目的一家之言,也不会出现一己之见的偏见,反而更脚踏实地,从分析自身环境入手,抽丝剥茧做出适合自己的解决方案。

  新人容易身陷打杂怪圈,如何明晰自我定位?

  建立自己的职业逻辑,从容应对改变,是解决自我定位最好的方法。各家企业的内部情况与晋升标准都是不一样的,所以从来都不可能会有以一抵百的职业规划解决方案,而行政新人自己能做的只能是沉淀日常服务体系经验、突出优化个人专业竞争力、争取大平台的行政岗位与参与大型项目,打造个人行政品牌。

  深入行政专业价值,切忌浮于表面。不同企业虽然有不同的行政新人规划,但是每一家在正常运行的企业,都会有行政专业价值在其中。作为行政新人容易只看见企业行政部的闲适与琐碎,却看不见背后的水电网支持、办公用品支持、大型活动流程。

  职业的自我定位是相对私人的事项,外部人的建议都不如行政新人自己拆解企业情况,做出适合自己的定位分析,才是最准确的。

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