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企业并购后,行政需要做这些什么?

发布日期:2020-02-24

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行业新闻

  企业并购,对于公司内部运营影响无疑是巨大的,行政要负责两家公司在内部运营和员工方面的顺利衔接。不仅工作甚多,而且都是时间紧、任务重、需求急迫的“大事情”。

  因为一般企业的并购,特别是上市公司,这算是重大事件,相关信息必须保密直到宣布的那一天,所以企业内部只有非常少的高层和投资并购部知晓。

  所以当并购完成,行政开始做交接执行的时候,就基本上处于非常着急的处理阶段了,并且这类工作是不可能提前准备的,所以特别考验行政团队的快速反应和应变能力。

  一起来看看在企业并购时,行政一般需要做些什么重要工作?

  办公空间的接收

  在公司发布被并购公司的消息后,与行政相关的办公空间接收一般也是需要关注的事项。

  比如:原租赁合同的交接,物业合同的马上熟悉,并和房东及物业方建立新的联系,整理目前的房租及物业费等支付情况,另外后续的管理是从总部原班人马中抽调专人进驻,还是仅做接收等等;

  除此之外,还应根据企业总体的人员办公地址安排以及未来发展战略,做出对接收的这些办公空间可能会需要进行续租,或者提前退租或者部分退租面积等等执行;

  资产管理

  当企业并购发生后,公司的资产所有权一般也会发生变化。其中涉及的总部行政负责资产管理方面,需要尽快将被并购公司的资产账目拿到手,并同步进行实际盘点所有资产,做到账目和实物的对应匹配。

  如果盘点过程中出现问题,应作出记录,并同时协助财务部完成资产的价值核实。

  当然也有的公司会在此时发起内部审计,行政也需要作出及时的配合与协助。

  员工人事变动谈判的安保协助

  在公司并购后的敏感过渡期,人事工作会有重大调整,因业务重叠进行裁员、岗位调整都是无法避免的。

  但人事部在员工去留谈判的过程中,有部分员工会出现情绪波动较大的情况,容易做出极端行为,不少公司都曾发生过。

  此时,行政就需要根据企业人才决策情况,已经对员工情绪的判断是否有可能会出现员工闹事等情况,做好派驻安保人员进行保障。

  此时,行政负责安保支持,需要做出及时的应对。

  供应商管理

  供应商管理在行政的日常过程中,就是一大重要事项。而公司发生并购后,总部行政需要对接被并购公司办公运营相关的所有合同与协议,并尽快整理,和各家供应商取得联系。

  一方面,企业并购往往在结算方面会进行相应的财务调整,这与供应商的结算有着莫大的关系。对需要保障继续执行的服务和供应商进行沟通,扫除对方的担忧,是行政需要重点关注的事项。

  另一方面,企业并购后,出于日常行政服务管理的策略统一调整,还需要对无需继续的服务,和供应商进行停止合同的谈判,或者在服务标准上做一些细节上的再沟通等等等;

  员工融合

  企业并购后,一般情况下简单的说被收购的公司会出现两种运营模式,一种是独立运营,一种是融合进总部运营,独立运营的权属规则要比融合简单的多,但融合进总部运营,情况就相对复杂了。

  其中与行政相关的部分应该是员工融合的协助。例如:下午茶,员工活动的安排、企业文化活动的执行、甚至福利礼品的定制等等。

  员工融合这一部分,一般应该以HR部门为主导,行政部配合进行各种安抚,让被并购未离开的员工快速融入,行政可以在各种活动和宣传执行上进行创意加持,这也是展现行政日常服务价值的重要工作之一。

  最后

  企业并购,涉及到的不止是资本、人才配置上的变动,还有办公空间、轻重资产方面的整合,此时行政的价值除了辅助人力、财务等各部门的协调,更多的是发挥自身的专业素养,为公司理清并购后,行政方向的整体情况、未来调整思路。

  在企业取得成绩和喜悦背后,作为行政,我们不仅需要将这份成功与喜悦充满办公空间,影响每一位同事,也更加需要清醒地看到背后我们需要面对的更大挑战。

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