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物业公司行政管理制度——档案管理制度

发布日期:2020-01-17

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行业新闻

  一、职责

  1、公司档案管理工作实行公司(含公司职能部门)、管理处和部门三级管理制度。

  2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作,分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管理处统一实行管理。

  3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善,其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。

  二、管理内容与方法

  1、立卷归档

  公司应立卷、归档的文件资料包括:

  ⑴证照资料:包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证,以及公司开办、年检、变更等有关资料。

  ⑵规章制度:包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

  ⑶行政资料:包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件,公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件,公司与其它公司、单位和个人业务往来文件,公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。

  ⑷合同资料:包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。

  ⑸工程技术资料:包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。

  ⑹照片、声音资料:包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。

  ⑺其他需归档的文件资料。

  管理处应立卷、归档的文件资料包括:

  ⑴公示资料:包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料,项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。

  ⑵规章制度:包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

  ⑶客户资料:包括客户综合、汇总资料等。

  ⑷物业资料:包括物业项目竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;

  包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料;

  包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件;

  包括物业质量保修文件和物业使用说明文件;

  包括物业服务所需的其它资料。

  ⑸服务资料:包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料;

  包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料;

  包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料;

  包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料;

  包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料;

  包括园林绿化养护管理服务资料等。

  ⑹行政资料:包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件,管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件,管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件,管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。

  ⑺照片、声音资料:包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。

  ⑻其他需立卷、归档的文件资料。

  部门应立卷、归档的文件资料:

  管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料,认真做好各项物业服务管理工作台账,并及时立卷和送交管理处归档管理。

  部门因物业服务工作需要建立的档案,其立卷、归档管理工作由各部门主管负责管理和控制。

  客户资料,包括客户服务资料(如通知、合同、协议等)、客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档,其立卷、归档管理工作由客户服务部主管负责管理和控制。

  2、立卷归档要求

  ⑴各类文件应分别立卷,按年、按类装订成册;

  ⑵文件的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持档案资料的完整性;

  ⑶立卷归档的文件应便于查找;

  ⑷文件有标题的,应在目录中列上标题。无标题的,应根据文件内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题;

  ⑸案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚,对破损文件应加以裱糊;

  ⑹照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。

  3、档案的使用

  ⑴各部门因工作需要需查阅、借阅档案,应经查阅人、借阅人主管领导批准;

  ⑵查阅、借阅档案,要填写查阅、借阅登记簿,查阅、借阅后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管,防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制;

  ⑶外单位借阅、查阅公司档案(含管理处档案、部门档案),需经公司总经理同意。

  4、档案销毁

  ⑴档案保存期限,由公司行政人事部负责统一管理。专业性档案(如财务档案、工程技术档案、客户档案等)的保存期限按照国家有关制度执行;

  ⑵对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案管理部门负责人提出销毁申请,报公司总经理批准;

  ⑶销毁档案时,应认真清点,由2名以上监销人员监销。监销人员由公司行政人事部经理指定。销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字;

  ⑷对已销毁文件,应制定目录清册存档。

  5、档案管理

  ⑴公司、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记;

  ⑵档案管理人员离职或调职,必须与接任人员办理移交手续;

  ⑶档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查,平时注意档案的保存情况,发现问题,及时报告解决;

  ⑷档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并注意温度适宜;

  ⑸立卷的档案应分类放入档案盒存放。

  6、档案移交

  ⑴由部门负责管理的档案不移交,公司行政人事部、管理处定期对部门负责管理和控制的档案进行检查;

  ⑵由部门负责按年度立卷、归档的档案资料,部门应在每个自然年度结束后1个月内,将立卷、归档的档案资料交该档案管理部门管理和控制;

  ⑶负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按要求整组卷后,与行政人事部负责人、部门负责人一同进行档案移交,移交给本部门负责人或接岗人;

  ⑷档案移交时,移交人应填写移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接交人、公司行政人事部或管理处各执一份。

  三、责任

  员工违反档案管理制度有下列行为之一者,公司视情节轻重依据《员工手册》给予处罚:

  1、损坏、丢失公司档案的;

  2、擅自提供、销毁公司档案的;

  3、涂改、伪造档案的;

  4、不按制度立卷、归档或不按期移交档案的;

  5、档案管理人员玩忽职守,造成公司档案损、损毁的;

  6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。

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