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是时候将企业行政管理摆在更重要的位置了!

发布日期:2020-01-09

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行业新闻

  人们对企业行政管理工作的一般认识,往好里说是服务,往坏里说是打杂。如果真的当成打杂,那肯定没有前途可言。不过说归说,投身从事行政管理工作的人还是前仆后继、络绎不绝,其中不乏专业、优秀人士。

  行政管理部门作为企业职能部门存在久远,且不可或缺,其存在价值何在?

  例1:人们常说,从一个公司的司机、前台和保安的言谈举止上,你大约能看出这是一家怎样的公司。也就是说,行政人员的表现,会体现出这个企业的文化、制度、人际关系和人员素质状况,是企业整体素质与综合能力的一个“代表性样本”。

  例2:与开疆拓土的一线业务工作相比,身居二线的行政服务支持工作往往琐碎、无序、跨度大、协调难、分类多、涉及面广、突发性高,完成它们需要的是组织协调专家和问题解决能手,只有优秀的行政管理人员才可以充任这个角色。

  例3:行政管理部门对企业的行政费用支出负有管理责任(物业租金、固定资产支出、接待费等),每当控制成本、开源节流的问责声起,都会率先展开“支出是否合理及效率优劣如何”的反思,检讨自己有没有当好“企业管家”,尽到责任。

  综上,行政管理通过人员的样板式展示,体现了其作为企业管理成果的形象价值;通过配合与支持一线部门工作,实现了其作为二线部门的服务价值;通过履行企业管家职责,实现了其作为效率监督者和费用控制者的管理价值!

  行政管理几乎涉及企业内外部所有个体与组织。总体而言,在过程管理方面,行政管理的工作要求是做到“标准化+人性化”,标准化是管理基础,它确立行政管理工作的基本地位;人性化则是服务提升的方向,它对行政管理工作形成“加分效应”。

  在成果管理方面,成本、品质和时间三个维度中,时间最为重要!BN对行政管理的工作要求简单到一句话:“快速响应、高效完成”。成本和品质在时间要求面前,均可做出适度让步。

  我所定义的企业行政管理体系,包含了一个“基础管理系统”,若干“功能模块管理系统”。

  行政管理基础管理系统的范畴,包括:

  ①行政管理团队的组织结构、人员编制和岗位职责;

  ②行政管理工作中必要的各项授权审批流与工作流;

  ③行政费用预算与审计制度;

  ④能够提供整套行政管理标准、行政服务所需资源清单和行政服务工作流程指引在内的共享服务手册。

  建立在基础管理系统之上的功能模块管理系统,包含三个层面的范畴:

  ①战略层面-该功能模块的价值关注重点;

  ②管理层面-该功能模块的授权审批流、管理制度和一般规则(包含惯常规则和未纳入制度的潜规则);

  ③执行层面-工作分工、工作条件、工作程序和工作成果标准(表格记录、交付物或交付状态等)。

  行政管理功能模块的种类,在不同的组织架构之下会有所不同,一般而言,包含了以下类别和细分项目:

  1. 机要类模块,常规细项工作包括:公司注册与变更管理工作;公司各类资质申办管理工作;公司印章、证照与档案管理工作。

  2. 文书类模块,常规细项工作包括:以企业下行文书(通知通告、企业制度)和外部往来文书(各类公函与法律文书等)为管理重点的企业公文管理工作;以高管秘书岗位工作为管理核心的文秘管理工作;管理岗位的日常工作计划与行为督办管理工作;内部会议管理工作。

  3.法务类模块,常规细项工作包括:以行政事务类合同为主,包含合同草拟、审阅、用印、管理等步骤在内的合同管理工作;用于有效应对企业各类突发事件的应急预案管理工作。

  4.资产类模块,常规细项工作包括:办公职场的租赁、装修与搬迁管理工作;包括办公家私、电子设备和办公物资在内的企业行政类固定资产与物资的采购与资产管理工作;包括安保、卫生、绿化、场所管理之内的办公场所日常管理工作。

  5.后勤类模块,常规细项工作包括:车辆管理工作;宿舍管理工作;食堂管理工作。

  6.商务类模块,常规细项工作包括:对外的商务接待管理工作、对内的各类企业文化活动管理工作。

  7.差旅类模块,常规细项工作包括:机票、酒店预订与管理工作;其他差旅服务工作。

  8.IT类模块,常规细项工作包括:电子设备硬件管理工作;互联网网络运维管理工作;办公应用系统管理工作。

  建立企业行政管理系统,应当以企业战略、业务需求为前提。构建企业行政管理系统的短期目标,是促进行政管理标准化,以实现高效运作;推动行政管理人性化,以实现高品质服务。长期目标是构建与业务部门的合作伙伴关系、建立支持企业战略实现的资源与服务共享中心。

  投身于企业行政管理,个人的职业发展将会怎样?这是入行者非常关注的问题!

  有人说,行政工作准入门槛低,人员素质参差不齐。其实想想看,在业务、生产领域,不也是一样的情形?行政管理岗位和生产技术、业务销售类岗位有着类似的特点,虽然起点低,但是机会多,相同的起跑线,只要你比别人更努力、表现更优秀,就会有更好的发展!

  有人说,行政岗位薪酬较低。行政岗位的技术专业性要求相对较低,主要从事管理与协调的事务性工作,薪酬低于专业岗位、技术岗位,后者门槛高、投入大,拿来比较不一定合适。无论事务性岗位还是专业技术岗位,上升到管理岗位层面,这种差异会减小或消失。

  有人说,干行政不专业,学不到东西。其实,行政工作更注重管理和协调,横向、纵向、跨行、跨界,无所不包,无所不涉,能够最大限度锻炼和提升人的综合能力。一些功能模块细分项目,也可以做到专业发展,如采购、法务等。

  行政管理作为企业组织结构中成熟稳定的管理职能,在职业发展通道上,形成了基于经验、能力和贡献的常规晋升路径。和做任何工作一样,只要你努力、坚持和参悟,总会得到应有的收获!

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