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企业行政管理工作六模块的简述

发布日期:2020-01-07

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行业新闻

  网上已经遍地流传着企业行政管理工作的六个模块之内容,不过仁者见仁智者见智,大家对行政管理工作的六个模块各有各的看法,没有形成统一的共识,最常见的一种说法是下列六个内容:

  一、流程制度管理 :流程建设,制度管理,经营计划,目标责任签订等

  二、会务外联管理:秘书服务,会议管理,活动管理,文书方案,公共关系,党团工会妇联工作等

  三、文印资质管理:发文公告,印鉴管理,资质办理,信息管理等

  四、档案资料管理:档案管理,资料管理,图书管理,企业证书管理等

  五、采购资产管理:资产管理,采购领用,办公设备用品管理,

  六、后勤安保管理:车辆管理,安全保卫,食堂管理,办公室工位管理,宿舍管理,钥匙管理,名片印制,卫生事务,接待预定服务,报刊信函收发等。

  我对上述的内容也是持着不敢苟同的看法,按照浙中义乌这边的管理特色和实际情况,至少我还没有看到上述的做法(不是没这种说法),我认为我说的企业行政管理的六大模块是:

  稽核、总务、后勤、外事、安全、会议

  一、稽核

  稽核,稽是考察、稽查,核是审核、核实、核查,合成解释为稽查成数而审核其实在。简言之,稽核是稽查和审核的意思。

  1、稽核对象:就是要确立公司内部需要被稽核的内容和项目,但最常见的当属劳动纪律和公司的账目往来。

  2、稽核依据:就是规范各部门工作行为的一种标准(含流程),通俗说法也就是各种规章制度及相关通函,往往稽核工作并不是代某一个部门负责人去管理或操作某个制度,而是去督查该负责人或该部门的内部人员在执行和操作制度时的正确性、公平性,别忘了各部门制度也好,负责人也罢,他们所拥有的权利或约束力的能量总是有限的,但也不排除部门负责人在日常操作制度的过程当中会出现有偏激或过激的失衡状态,针对那些不合理的现象,行政部在稽核中应加以纠正和指导。

  3、稽核评审:就是行政部对稽核当中所稽核出来的问题,进行逻辑和分析,若有必要的话还须请上级领导、用人部门负责人以及被稽核的当事人共同参与,针对初犯、二次犯规和惯犯的不同情节以及问题出现结果的轻微、严重或重大程度,再结合相应的规章制度条款依据,共同拿出一个比较切合实际的处理意见,这种做法往往会避免主观行事,武断拍板以及制度教条主义,比较人性化,因为企业追求的就是“以人为本,和谐共生”的局面。

  4、稽核反馈:就是将已经定位成功的处理意见通知被稽核者,并做好相应的思想沟通工作,接受者予以公示,对不接收者应严加控制。

  二、总务

  总务工作的内容,我认为有这么几类:

  1、保安管理;2、车辆管理;3、资产管理;4、低级易耗品管理;5、公用机电设备管理;6、水电管理。

  三、后勤

  后勤工作也不是很杂的一项工作,它包含了一下几个项目:

  1、食堂管理;2、宿舍管理;3、环卫(即保洁)管理;4、基建(即基础设施建设)管理;5、绿化管理。

  四、安全

  1、建标

  安全管理标准化建设工作有两个问题,一个是地方政府已经为各个企业建立好的统一的安全生产标准化,另一个是企业根据自身情况建立起来的标准化,但不管是哪一种标准化,只要有了或建立好了,都必须要严格去执行、实施和操作,因为安全事情不是一个开玩笑的事情,往往一个细节不到位,就有可能酿成大的事故发生,至于日常怎么去维护和管理,这就要因地制宜,结合公司的实际情况去操作了。

  2、督查

  对按标执行、实施和操作好的安全项目进行日常性的维护和监督,一旦发现有隐患存在,不管是哪一个部门或哪一个负责人,都必须责令限期整改,对拖而不决的部门和负责人应予以追究相应的失职责任。

  3、宣教

  安全工作非一日之事,应是伴随着公司的发展至始至终,同样安全工作需要公司全员参与,这就必须需要广大员工进行有计划的培训和让他们懂得安全生产知识,消防管理措施,应急突发处理等方法,还需要每年至少二次的模拟演习。

  五、外事

  有的人把外事工作叫做外联工作,至于到底怎么叫才能符合,我们在此不论,外事工作一般包含两层含义,一是内务,另一个是外务,有的同事会说了,外事就是外事,怎么还分内务和外务?是的,我们把公司内部的客人到访、接待与食寝的安排都归入内务,但如果要是参加地方政府下属职能部门举办的一系列的会议、活动、公司与外部单位所发生的一系列非生产运营类的关系,则都需要行政部门负责前去处理和接洽的,你比如说车辆交通事故及交通违规,则需要去与交警部门打交道,员工在外发生违法违纪事件,则需要去与公安机关打交道,员工工伤事故,不光需要与医疗定点医院进行交涉还需要与工伤仲裁部门打交道,还有就是妇联、计划生育事宜等等。

  六、会议

  这里泛指公司内部事务性会议,但多半是周期性例会,行政部需要做的是对会议的组织,组织中需要做到如下几个方面:

  1、会议通知;2、议题事项;3、指令传达;4、内容记录;5、过程跟踪;6、结果反馈。

  我们说公司内部虽然有些文印档案管理也属于行政部门的控制,但这些还不是行政部门管理事项的主轴,现在哪个部门都有管理相对应的文件资料档案,只不过大家所管理的范畴不同而已,行政部应该有一个针对文件档案管理的总制度,谈到制度性问题,这就属于稽核的范畴之内了。

  我们说有些事项到底是归属于哪个部门去管理,这个一时半载是不确定的,只能因地制宜,你比如说员工社保事务,有的公司将它归属行政部,也有的公司归属财务部,还有的公司归属人力资源部,但能够说得通的应该是人力资源部。

  有的会议组织、印章以及公司性质的文件隶属总经理助理、文秘或办公室主任管理,当大公司有这些职能人员的存在,就当属莫非了,但没有这些职能人员的配备,就只能是行政部人员来担当了。

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