资讯中心

行政人员平时都需要做什么?

发布日期:2019-12-31

作者:

标签:

行业新闻

  从业行政工作多年来,很多公司把行政、人事、办公室、总裁办进行职责划分,但总的来说,其所有部门的行政业务的工作内容基本都是相同的,我也整理了一下行政人员需要做的一些基础类的工作大项及工作内容,供大家参考。

  为部门例会做会议纪要

  参加会议,认真、如实地记录各位发言人的发言。

  1、会议中重点记录各个发言人每周工作内容及部门每周工作安排,会后进行整理,按照发言人表达的意思进行理顺、简练,做到语言通顺,条理清晰,如实表述。

  2、没能及时记录的内容,会后与发言人沟通补录。

  印鉴管理

  协助保管公司公章

  1、认真学习印鉴使用管理规定,在总裁办副主任授权的情况下,严格按照规定要求办理。

  2、监督各公司印鉴管理情况,并不定期巡检。

  培训、巡检工作

  1、对集团所属各4S店,进行印鉴、文档管理及行政缴费的巡检工作。

  2、对新入职文员进行文员入职的培训

  3、根据巡检情况,对文员进行纠偏培训。

  及时提醒总裁办领导交代提醒的事情

  在约定时间内,及时提醒总裁领导提前交代提醒的事情,避免耽误事情。

  作好工作笔记,记录总裁办领导交办的每项工作,并及时、高效地办理。

  任何交办的工作都必须有回复。短时间可以完成的工作要及时回复结果。如果短信间内没有结果,要将工作进程阶段性进行汇报。

  记录好总裁办领导交办各公司、各部门的工作

  将记录的各项交办工作通知总裁办领导,纳入日常督察督办当中。并按时询问工作进展情况,在规定时间内将结果汇报;对于各公司、部门久未完成的工作可提醒总裁办领导亲自进行询问、督察。

  负责集团领导的酒店、饭店机票预定

  1、机票定购经济舱。机票不紧张的情况下,先预订座位,待出发前一天与领导确认行程后再出票。未能使用的机票,一年内可以改签,未改签使用的要在有效期内退票。

  2、酒店预订。考虑领导办事地点的距离,参考建设、装修时间、顾客评价等,并征得领导同意,订好后,短信及时告知领导。

  3、每年更新联系集团协议酒店。

  4、根据领导要求,预订相关饭店,并短信及时告知领导。

  5、定期更新美食名录。

  负责总裁办仓库物品的保管

  1、负责总裁办仓库内葡萄酒、礼品等物资的购买、报销、管理、保洁。

  2、做好出入库登记。

  3、每季度与财务部进行盘点,出具盘点表,做到帐物相符。

  4、不定期与良友海鲜沟通曾总存酒情况。

  负责领导客人来青的接待酒店、饭店、机票的预定

  按照公司接待制度进行。

  负责对外赠送礼品的采购

  根据领导安排,进行礼品的采购工作。

  每周晨会相关工作

  根据领导安排的晨会主持顺序制作晨会主持表,并将主持表通过邮箱发给各位主持人,在每周五提醒下周晨会主持人做好次周晨会主持的准备工作。

  负责各公司每月通讯录和紧急通讯录的收取

  1、每月25号提醒各公司统计紧急通讯录,并督促各公司于下月5日之前上交。3日内汇总发邮件至总裁办主任和副主任留存。

  2、每月25日前提醒各公司提报次月本公司最新通讯录,更新集团本部通讯录,检查各公司通讯录,并将各公司通讯录与集团通讯录汇总,每月3日前将最新通讯录下发。

  月度经营分析会相关工作

  1、月度经营分析会前采购会议当天所需茶歇用品,将各个会场的茶歇提前分好;

  2、提前与酒店确认会场安排及沟通晚餐菜单;

  3、提前申请与酒店结算的支票并领出;

  4、将会议安排的相关信息及人力资源部安排好的会议座次以内部信息发布单的形式通知与会人员;

  5、会议当天中午11:30到达会议现场,调试电话会议系统及视频会议系统,检查酒店桌签及会议的摆台;

  6、大会结束后前往沟通晚宴地,提前检查菜品;

  7、晚宴用餐人员到齐后,与酒店工作人员一起清点就餐人数,与会议室费用一并进行结算;

  8、根据发票报销核销各项费用。

  采买重要来宾咖啡等招待饮品

  每月月初根据上月用量采购本月所需,每次物品送到时,当面点清货物并结算。

  共用办公打印、复印机的日常维护及帐务结算

  1、机器故障时,联系爱科特工作人员上门维修处理,并进行跟催;

  2、每月根据送货单据留存与供货单位对账,并进行报销结算工作。

  3、日常保洁、整理。

  办公耗材的采买及结算

  1、备好日常办公用纸,碳粉等物品不足时及时催办供货单位送货;

  2、每月根据送货单据留存与供货单位对账,并进行报销结算工作

  大桶水及快递公司每月结算工作

  每月根据送货单据留存与供货单位对账,并进行报销结算工作

  集团工作人员名片印制及结算工作

  根据集团审批通过的《名片印刷申请表》联系名片印制合作单位,给予对方名片相关信息,对方将版面制作好后,审核信息,确认无误进行制作,跟催对方送货,收到名片后签收送货单,审核价格及数量,年底根据签字的送货单据与合作单位对账,并进行报销结算工作。

  采购办公用品及清洁用品等

  每月15日-20日请各部门提报次月需求,20日-23日汇总各部门需求,审核费用标准,23日-27日外出采购,27日-月底下发物品。

  办公用品、清洁用品、礼品及服装物资的管理工作

  采购的物品,填写入库单进行入库及报销工作,出库的物品在出库单中做好登记工作,每月请各部门负责人对于本部门进行审核签字,并根据出入库单制作盘点表,与财务人员进行库存物品的盘点工作,要做到帐物相符。

  订购杂志报刊

  每年11月份与各部门负责人确定次年各部门工作所需的杂志报刊,提报物资采购申请,审批通过后联系邮局、书店等地进行订购,根据发票进行费用报销工作,并将订购明细交与前台接待一份,请前台接待监督杂志报刊送达数量及时间的准确性。

  不定期采购工作

  不定期采购通报宿舍用品、食堂液化气及集团常备药品,依据相关发票进行报销。

  印刷工作

  根据集团工作用量,不定期印刷带有集团标识的大小信封、便笺、桌签等,根据送货单据每年年底与合作单位进行对账及报销结算工作。

  文件管理

  1、及时下发公司的各项经过审批的通知;

  2、将各公司上报的工作呈批、办理公司电话卡申请、物资采购单、工程项目审批单及内部通知,逐份登记、打印并存档;

  3、每年将前一年所存的工作呈批、办理公司电话卡申请、物资采购单、工程项目审批单及内部通知整理好后交由档案管理员进行装订存档。

广州总部:广州市天河区翰景路1号金星大厦5楼

合作热线:189-2875-2119

无锡公司:无锡市新吴区菱湖大道111号无锡软件园天鹅座C栋303-11室

合作热线:189-1532-1521

电话咨询

电话咨询

189-2875-2119
在线咨询

在线咨询

免费试用

免费试用

回到顶部

回到顶部