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怎么样做一个懂业务的行政

发布日期:2019-12-25

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行业新闻

  最近大家经常说行政要懂业务,一脸懵X,行政懂业务到底是什么意思?

  能不能别添乱了,行政处理日常工作已经够繁忙了,难道行政懂业务是要行政去做业务?

  行政服务说到底是为公司发展服务的,能够与公司战略规划与业务协同,才是真正的好行政,办公面积扩张、行政预算管控、行政BP服务都需要行政“更懂业务”。

  那么,如何成为一个有专业、会运营、懂业务的新时代行政?

  1  通过了解业务链来搭建行政服务场景

  行政想要迅速懂业务,最好的方法就是进行业务链梳理,了解业务是如何运作的。

  举个栗子,一家公司要新增设计部,这时如果把其它业务部门的相同电脑配置复制提供给他们就没有任何价值,设计部和技术部的电脑配置我们资深行政小伙伴都知道是需要另外配置的。

  所以业务的目标是什么?痛点在哪里?业务要实现目标现在的障碍在哪里?还缺什么样的行政服务支持?团队的士气是否足够强?员工业务压力大如何缓解?行政可以通过自己的专业技能为业务助力?……

  只有明确各部门负责人交流部门的业务流程走向及了解跨部门信息传递的方式和内容之后,才能更好搭建增加相应的行政场景。

  ○业务项目中是否有哪一环节需要行政的专业支持?比如公司想追上新零售的风口,需要开设上百家线下门店,行政的专业能力可以参与环节就有选址、租赁、装修、设备采购、空间管理等等。

  ○现在的行政服务是否能配合业务发展?这个组织或者团队还缺哪方面的支持?比如业务线持续性的加班,行政在加班餐、能量补给、加班通勤上需要有必要的跟进。

  ○业务团队工作投入度够吗?要创建怎样的团队氛围?比如行政可以根据业务工作节奏安排员工活动的合适时间,根据工作强度做体力团建的评估等

  要真正跳进业务中去了解业务的细节和实际运作情况并不容易,一般来说,还是要参与业务实际的任务或项目,并在里面承担一块工作,项目的全过程经历一遍,才能有更深刻的感受和情况的了解,但如果想要快速的懂业务,梳理业务链是最快的方法。

  2  懂业务的行政将提供高价值的主动服务

  大部分行政伙伴的现状就是,企业业务和企业所处行业是知道的,对于企业核心业务流程也是有总体了解,但实际并不了解业务的发展节奏。

  这样的程度,平时和业务协同基本没有问题,但要真正成为行政业务伙伴,提供真正务实的行政解决方案,我们还需要做的更多:

  ◆参与项目支持,进入业务范围,是行政主动服务的一个方式。

  ◆旁听经营分析,了解公司经营的长短板,是行政把握业务节奏的方法。

  ◆提前进行采购与预算预判,主动与业务直接沟通交流。

  片段式模块式的个人行政工作虽容易做精,但很难窥探行政工作的全貌。

  而一个项目周期体现了公司业务运作的全过程,参加项目支持能培养行政人员的全局视野,旁听经营分析能让行政伙伴站在新的高度俯视公司业务运行的全貌,提前做预算预判,有助于公司做出正确的决策,可以优化公司的资源配置,从而转化成主动型服务行政。

  3  行政年度战略需要与公司战略保持同步

  主动型的行政在懂业务这件事上,会做的更多。

  由传统的事务性行政思维转变为业务思维时,行政就会真正理解公司的战略和运作,甚至参与到公司的战略制定中去。

  比如:

  什么时候扩租?在哪些城市设立分公司,都有哪些对应的扶持政策?今年需要扩大几倍人数招聘所带来的行政采购,行政的年度计划该怎么订?突然的业务发展,新办公室的租赁、装修、搬家还跟不上,行政怎么应对突发事件?

  面对这些情况,只有懂业务的行政才有话语权。

  从公司战略入手,了解部门负责人诉求,了解业务团队每天都在面对着怎样的挑战和现阶段发展节奏,才能实现各个行政服务环节的有效衔接。

  最后

  懂业务并不等于行政要全身心去做业务,而是行政能够读懂业务的经营目标和战略部署,并且识别出行政能够从自己的部门给业务带来哪些专业支持和帮助。

  我们相信当业务部门和行政后勤部门紧密配合时,那些“业务战役”会赢的更漂亮,员工满意度也会更高。

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