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如何衡量行政工作的价值?

发布日期:2019-12-20

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行业新闻

  “行政干得好,没几个人说得出好在哪里,只有走了,公司里的人有了对比之后,才知道之前行政做的好不好,但有意思的是,行政如果干不好,大家马上就知道了。”

  这是坊间聊起行政工作时,经常会被提到的一段话。

  每次谈到量化工作价值,行政都容易不知所措,因为很多行政伙伴只能说明白自己做了哪些事情,但是却无法说清楚自己做的事情对企业的商业结果有什么影响。

  长期如此,必定缺乏长久持续拓展职业边界的动力,所以我们希望和大家共同打开思路,一起聊聊如何衡量行政工作价值?

  1、企业在不同阶段,行政应该关注的工作价值成果是什么?

  行政的赋能在企业空间管理层面,一般是通过营造与企业文化匹配的空间氛围,间接影响业务团队更加积极主动的为企业创造价值。

  由于行政工作成果产出最终的结果导向是企业绩效,所以我们在讨论行政的工作成果时,不如从企业阶段角度切入:

  快速增长的创业公司依靠基础服务

  创业公司的行政,几乎所有的工作日常都围绕在满足企业基础服务需求上,比如租房、装修、水、电、网、物业、文印、福利、快递、团建等等,这时候只有持续提供预算范围内高品质的基础服务,行政价值或许才不会沦为打杂。

  步入正轨的成熟企业重点运营专业体系

  当企业步入正轨之后,基础服务基本都非常成熟了,所以这时候行政的价值体现就是在保持高品质基础服务的基础上,根据雇主企业侧重点,建立专业行政体系。

  位于低谷的转型公司关注创新降本增效

  处于转型期的企业往往需要企业行政做出创新策略为企业赋能。比如:将现有的办公区域工位提供给更多的员工使用,通过拓展预定使用的开放式共享工位,不降低工位本身功能使用体验的前提下,缩减办公空间成本,从而侧面提高企业人员流动赋能。

  2、繁杂的工作成果如何使用定量指标?

  无论哪一个阶段的行政,手里都是杂杂乱乱的一堆事,并且随着企业规模的越来越大,事项也会越来越杂,这时候工作成果就需要有指标进行评估考核。

  在行政绩效考核上,一般都会根据综合定性指标与定量指标,共同设定标准。

  定性指标一般是对行政伙伴进行第三方客观描述和分析得出评价结果的指标,通常主观评价很强,不够客观,所以现在越来越多的行政团队都开始增加细化定量指标进行工作成果量化计算。

  因为定量指标是可以进行精确衡量并能设计绩效目标的考核指标,所以相对客观、公正、准确和易衡量。

  一起来看看下面的例子是如何用定量指标来计算行政工作成果的吧!

  访客接待

  即使是最简单的访客接待也是有定量指标可计算的哦!关注接待服务方案提交及时率、接待费用控制率、接待服务满意度反馈评分、信息传递及时率就能清楚知道访客接待工作情况了。

  资产管理

  资产管理通常可以把握固定资产盘点偏差率、办公用品采购及时率、采购物资合格率、办公用品发放及时率这几项定量指标来进行固定资产工作细节的工作评估。

  安全管理

  安全管理也是一样,通过计算火灾事件发生次数、消防设备完好率、治安事件发生次数、突发事件处理及时率等数据,也可以将企业安全工作绩效呈现在周报月报中。

  食堂宿舍管理

  另外,有企业食堂与宿舍的企业,还可以通过企业食堂与宿舍卫生抽检合格率、食堂与宿舍安全事故发生次数、食物中毒事件发生次数来考核食堂企业宿舍工作绩效

  除了这4项比较常见的行政绩效模块,还有非常多细分项可以优化,比如,通勤车辆可以关注车辆完好率、车辆调度正确率;差旅管理可以关注差旅成本降低率、差旅费超支额;环境卫生方面的环境卫生达标率、绿化完好率等等。

  把行政工作设定量化指标,再进行行政工作绩效考核,几乎是目前能将繁杂的行政工作内容精细化考核的唯一方法。

  3、推行行政绩效的精细化管理,对行政与企业分别有怎样的好处?

  如果行政绩效不能清晰考核,也无法评估工作价值,那么企业行政将无法摆脱打杂这类刻板负面印象。

  只有让行政小伙伴能够清楚的评估自身工作价值,让企业清楚的看到行政工作价值,才能让所有人看见行政的专业度。

  对于企业赋能来说:

  因地制宜的制定关键指标标准才是最有效的考核,行政绩效的精细管理能够将企业内部运营架构体系化,并且通过细节调整影响内部整体运营效率,从而赋能企业。

  对于行政自身成长:

  精细化行政绩效是企业考核行政的一种方式,也是行政自己可以用来科学复盘,数据化自身工作的一个捷径,不仅可以为行政职业规划作为参考,也可以取长补短积累强势的个人专业经验。

  只要足够专业,企业行政部可以成为企业有价值的内核部门,企业行政人也可以成长为职场抢手人才。

  最有价值的部门,都为企业创造了实实在在的收入和利润。

  大部分企业的行政虽然不能直接创造利润,但凭借专业为企业提供内核的强势“驱动力”,价值也绝不会被湮没。

  只有将工作量化、数据化,行政才能真正告别”打杂“怪圈,提升思考行政工作问题的维度。

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