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行政管理接待客户之准备工作

发布日期:2019-12-17

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行业新闻

  行政管理中有个必不可少的工作就是接待客户。俗话说客户是上帝,你把客人的接待工作做好了,行政管理工作也就做好了一半以上了。下面小E和大家谈谈行政管理接待客户之准备工作。

  行政接到业务或相关部门的客户来访通知,要着手做好以下准备工作:

  一、确认各项信息的准确性:

  (1)到达时间和地点及迎接时的要求;

  (2)客户名单、确切人数(包括陪同人员)、是否有边防证等有效证件;

  (3)客户级别及接待规格、费用支付情况;

  (4)来访目的、客户背景、重要来客个人信息及要公司配合的方面;

  (5)日程安排要求等其它通知单上不明确的接待细节,以便在此基础上合理地有针对性地实施客户接待计划。

  二、确定接待计划及日程:

  1、客户来访接待通知中的信息是实施接待活动的重要依据,要力求清晰、准确。接待人在进行准备工作时,务必落实每项接待要求。

  2、客户背景及接待策划是客户接待工作的中心,要围绕该批客户相关的市场目标或销售项目目标列出针对性措施,在保证客户舒心、满意的气氛中,体现出强烈的竞争性和明确的目的性,此项内容需由相关的客户经理或项目经理主导策划完成,办事处或系统部主管审核;

  3、接待日程安排,是接待工作实施的主体,主要体现迎接、住宿、餐饮、参观、座谈及交流、游览、送行等项目的时间、地点、内容、执行人、陪同人等。

  一定要充分考虑客户的主观和客观具体情况,体现目标的针对性和接待方式的个性。

  三、根据接待计划填制任务令:

  接待计划批准后,实施接待准备工作,首先要填写任务令。任务令是与接待业务处领取有价签单、票证的一种联络凭证。主要涉及住宿预订、住房签单、就餐签单、景点门票签单、会议费用签单等。任务令中申请的各项接待费用须根据客户接待计划(或通知单)中经审定的标准和限额填写,然后由值班经理审核签字。接待人员向行政接待业务处输入经审批的任务令,接待业务处在规定的服务时间内按要求输出有效的各类签单、票证。接待人员可凭有效签单到相应地点进行接待消费。

  四、客人到达前的预订工作:

  1、向车辆调度中心预订迎接的车辆;

  2、向确定的宾馆(酒店)确认住房预订情况;

  3、向会议室预订交流用的会议室及所需设施(如投影仪等);

  4、向就餐酒店预订接风宴的包房;

  5、需送鲜花、水果的要向供应商预订迎接的鲜花和水果。

  6、迎接客户时在大门入口处打电子欢迎牌、要求电梯控制等

  7、准备资料和礼品。

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