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企业如何优化行政岗位

发布日期:2019-12-16

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行业新闻

  行政团队的岗位设计出了问题带来的连锁反应,不止会影响行政工作积极性,有时也将改变行政的职业生涯与发展路径。

  就以岗位设计问题最突出的行政部门前台岗位来说:

  为什么前台的流动性那么大?

  前台的职业路径应该怎么样规划?

  前台专业价值如何为个人价值赋能?

  如果前台能力特别出众,为什么还要做前台?

  ……

  这些连环问题也同样适用行政的其他岗位,看不到发展方向、升职加薪无望、岗位受限,而且随着人工智能的发展,行政工作内容里很多重复且机械部分也将被取代。

  企业行政岗位设计面临升级,所以企业行政团队应该如何做岗位设计优化行政团队架构?

  1  以行政架构的广度,划分岗位模块

  行政架构的广度体现在行政工作的多样性。

  但是现状是大多数企业行政岗位设计都过于单一,员工容易感到枯燥和厌烦,比如以行政助理、行政专员、行政主管、行政总监这一套笼统的岗位设计就非常容易让人有打杂的无力感。

  因此设计行政岗位时,尽量使工作多样化具体化,比如以员工活动、固定资产管理、行政采购、行政供应商管理、部门小秘书、行政接待等平行垂直岗位。

  增加岗位流转,使员工在完成任务的过程中能进行不同的模块挑战,反而能让一线行政伙伴保持工作的兴趣。

  2  以行政专业的深度,搭建升职路径

  设计行政岗位应从易到难的层次,对员工工作的技能提出不同程度的要求,从而增加工作的挑战性,激发员工的创造力和克服困难的能力,如果根据公司业务流程和业务特点进行职能岗位辅助设置,应体现专业分工与效率的平衡。

  比如固定资产管理助理、固定资产管理专员、资深固定资产管理专家、固定资产管理主管/总监,这一垂直路线既有强烈的升职路径与相对的薪资匹配。

  对应岗位的行政伙伴们也将获得进阶式的专业深度经验沉淀,完成职业闭环。

  3  以行政体系的完整性,拓展全局眼界

  保证行政岗位设计的完整性能使员工有成就感,并且获得看全局的战略眼界。

  最直接的一环是,即使是流水作业中的一个简单程序,也要让执行者了解全过程,让一线行政见到自己的工作成果,感受到自己工作的意义,才能有带来不一样的创新思考。

  比如最容易发生打杂情绪的行政新人阶段,如果培训不到位以及行政带领者也不了解完整的行政体系,那么行政新人很容易就会失去工作热情,陷入无方向感被杂事所累的恶性循环中。

  因此,在行政团队的岗位设计时,关注行政体系完整性,将各个岗位体系与成长体系链接也是非常重要的。

  4  以行政项目的绩效,积累岗位能力进阶

  在进行行政岗位设计时,适当的通过项目收放自主权力,能增加行政伙伴的工作责任感,使员工感到自己受到了信任和重视。

  认识到自己工作的重要,促使工作的责任心增强,工作的热情也将提升提高。

  而且,将行政工作内容进行项目化管理,参与行政也将更有工作成就,并且更有利于积累岗位价值,项目经验也更助于为岗位升职做准备。

  5  以日常工作的反馈,获得岗位成就感

  行政工作相对于别的岗位工作,对反馈的要求更高,而在做岗位设计时,在各个岗位的反馈要求上也应该格外用心。

  行政岗位工作的反馈一般包括两方面的信息:

  一是同事及上级对自己工作意见的反馈,如对自己工作能力,工作态度的评价等;二是工作本身的反馈,如工作的质量、数量、效率等。工作反馈信息使行政伙伴对自己的工作效果有全面的认识,有利于提高自身专业能力修养。

  所以,不妨在做岗位设计时,重点关注单个岗位有效反馈的评估。

  6  关注企业现状、战略、技术应用趋势,适时调整岗位设计

  没有一成不变的岗位设计,也没有千篇一律的岗位设计。

  企业现状、战略在不同的时间,对行政团队要求也是不一致的,创业时期的行政团队,由于人数受限,岗位设计更加注重的将不是层级,而是工作内容多样化,而规模较大的成熟阶段企业,在行政团队岗位设计时,考虑问题将集中在层级效率,岗位流动,行政内部活水计划等。

  只有根据企业现状做出对应的岗位设计匹配,才能既有利于企业赋能,也有利于行政团队的健康成长。

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