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行政人员必看!办公室文件管理有这些“小技巧”

发布日期:2019-12-05

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行业新闻

随着我们工作的开展,电脑里面的文件与图片也越来越多,时常为找文件而发愁。更不要提发生一些特殊的情况,比如,误删文件,这时候就会产生大问题,会影响其工作的开展。对于行政人员更是如此,常常电脑中会有很多的文件,不进行管理的话,真的是一团糟。下面就和E企行来一起看看,办公室文件管理都有哪些小技巧吧。

第一步:建立一个临时文件夹

我们每天都有工作,每天都会建立很多个文档数据,有时候,在当天不想进行文件的整理,这时候我们可以先把文件放在临时文件夹里面,等到想进行整理的时候在进行整理。在保存文件的时候,以时间或者是主题命名,这样整理的时候也会比较的方便。

第二步:保存与整理

对于文件夹的保存最好是在D盘或者是E盘,因为C盘的东西实在太多。对于保存文档与文件夹的时候,应注意进行分类,比如说按项目进行分类,按工作内容进行分类,在保存的时候便不再适合用时间进行分类。整理的时候把具有关联性的文档放在一个大的文档下边,里面在继续嵌套相关文件。

第三步:进行常用文件的分类与标记

有些文档是我们经常更够用到的,每一次都去文件里面寻找,也太过浪费时间,因此可以吧常用的文件分类出来,用颜色或者是设置封面图片进行标注,这样一来,不仅能够节省时间,还不容易找错。

最后,提醒大家,一定要不定时保存文件到云盘或者是百度网盘,进行文件备案,以避免发生什么意外情况的发生。

 

 

 

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