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企业搬迁管理流程及组织实施

发布日期:2018-04-24

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行业新闻

企业搬家是很多行政小伙伴在工作生涯里往往要经历的大事件。而对于一些没有经历过企业搬家,甚至是连住宅搬家都没经历过伙伴们,被安排做为一枚行政管理者,就“企业行政管理都有些什么内容?”这一话题,分享一下自己梳理的行政管理体系,本文基本适用于500人以下的互联网公司(无自有宿舍、食堂),本次分享主要讲大的框架性的内容。

 

 1.办公空间(建立):属于物理空间的建立阶段,一个公司的成立,首先要有一个地址,用于注册以及办公,所以放在最前面,当然现在各种共享办公兴起,在规模很小的时候,可以考虑租用共享空间,拎包入住,但只要稍微大点,基本都会有自己的办公室,这就涉及到相应的选址、租赁、装修、工位、及搬迁等事宜。

 

当然,公司规模越大,人数越多,相应的事情就越复杂,在一些大企业也叫空间规划,有专门的基建部门,在这里面又数装修涉及的事项以及坑最多,所谓没做过装修的行政,就不是好行政,后续如有机会,将展开写相应的经验分享。  

 

2.办公环境(维护):如果说办公空间属于前期的实体空间的建立阶段,这个模块就是针对这个空间的维护阶段,最基本的环境卫生保洁,根据场地的大小及频次等,可以找小时工、外包保洁以及全职保洁。

 

照明主要是整个办公场所的照明环境,涉及灯、窗户、玻璃隔断等。

 

空气因素在北方地区相对关注,雾霾天气多,一般需安装新风系统。温湿度与空调之类的相关。

 

绿植指整个办公环境的绿植摆放、维护,一般由第三方租赁公司提供,费用也不贵。

 

有条件的公司一般会有茶水间,需日常对相应的饮用水、咖啡、茶等冲泡用品及机器进行更换维护。

 

报修也即整个办公空间内一些基础设施设备的故障报修,如灯坏了,卫生间堵了,需报给相应的物业方或者公司内的维修人员。

 

安全管理主要涉及日常的用电、消防、财产、人身安全等防护,同时信息化安全也开始越发重要。 

 

3.采购管理(买进):该模块主要指公司的行政采购。从对象上来划分既有买进各种有形的物品,如电脑等固定资产,也有无形的各类服务采购,比如科技项目代理申请。

 

根据采购方法的不同,分为两种,一是报销型的小额采购,如下午茶、临时的办公用品等,此类采购一般由行政人员通过个人账户先行购买,事后凭发票进行报销。

 

不过为了解决资金周转的问题,一般公司都会提供备用金(提醒,公司的采购尽量不要用自己的信用卡或者花呗等信用账户来购买,表面上可以通过快速报销实现套现,但对于收不住手的人,这将是个大坑,容易造成债台高筑)。

 

另一种就是金额较大的合同型对公采购,此类金额一般偏大,需要走合同的形式,然后通过财务对公打款,比如办公家具、电脑等固定资产,此类采购关注点在于供应商的选择、合同谈判、以及到货验收等。  

 

4.资产管理(维护):主要是针对固定资产的管理及维护。

 

日耗品(笔、本子等)的管理相对简单,最简单的是随用随领,也有的公司采用按月补贴的形式,或者按部门定期领用的形式。

 

固定资产的管理除了最开始的采购外,后续基本分5个阶段。

入库-资产到货后进行验收编码贴标签入库;

领用-使用人员办理的领用出库手续;

维修维护-日常对相应设施设备的维护及故障维修;

盘点-定期对固定资产进行盘点;

报废-即当折旧期限到了之后可以进行资产的报废处理。  

 

目前开始萌芽的云管理的方式据说有望将盘点工作变成历史,做到固定资产信息实时掌握。

 

5.IT运维:指公司电脑、网络等IT相关设备系统的维护管理。

 

因涉及不少设施设备与资产管理重合,这里的IT运维主要指资产管理之外的内容,当然如果这两块工作量都不大的话,可以由一个人来负责。

 

主要包括几个方面,

 

一是电脑,在互联网公司,电脑作为最基础的生产力设备,无论如何都需确保它充足且运行良好,那就涉及采购/租赁、装机、调试、日常故障解决及维修维护、离职员工电脑清理等;

二是打印机、监控、服务器等IT设备,也包括采购/租赁、调试、维修维护等;

三是网络,包括网络维护、路由器调试维护等;

四是网盘、企业邮箱、OA系统等公共网络写作工具的维护管理。  

 

6.工商证照:指工商税务等政府部门相关资质证照的办理及维护管理等,以及相应的印章管理(也有的企业会由法务部或者财务部管理)。

 

证照主要分两大类,最基本也最重要的即工商营业执照,涉及最初的公司注册,后续的工商变更(业务变化快、发展好的企业变更会非常频繁)、每年的工商年报、以及日常的营业执照借阅领用管理等。

 

对于一个发展中的企业,工商变更属于最基本也最重要的业务之一,必须熟练掌握,尤其相应办事流程、法规政策、材料要求这几块。

 

工商之外的泛指其他证照,也可以细分为两种,一类是对于某些特殊行业性质国家要求必须办理相应证件才允许经营的。比如医疗器械行业的医疗器械注册证书、食品行业的食品经营许可证、经营性网站的增值电信业务经营许可证。

 

另一种主要指国家支持、鼓励类行业推出的相应资质,主要是各类科技项目类的资质,后续在科技项目里说明。  

 

7.其他事务:主要指日常事务性的工作,大部分可由前台予以完成。

 

接待-日常来访客人或者面试人员的接待;

会议-主要指会议室的布置(也有企业让行政人员做会议记录甚至会议跟踪);

差旅-主要为公司领导购买差旅车票机票定住宿等,一般委托中介机构完成,互联网程度比较高的公司更多的是自助;

快递-即员工快递的收取、整理、寄送与通知,随技术发展不久也将实现自助;

通知通告-即日常通知的撰写与发布;工牌、胸牌、名片等-即员工相关图文卡片的制作。  

 

8.科技项目:各种科技类项目资质的申报。如国家高新技术企业,如果说行政的其他业务都是花钱的模块,那科技项目是唯一能直接产生收入的模块,在科技型公司或者知识产权充足的公司这块业务将受到极大重视,一般都会有专门的部门负责。

 

科技项目根据层级的不同,划分为国家级、省级、市级、区级,甚至相应的街道、园区还有对应的补助政策;而根据负责口子的不同又分为科技部、发改委、经信部、教育部等各个口子的项目。

 

科技项目申报的基础有三个方面:技术团队、知识产权、财务数据,这三块基础好的话申报科技项目一般都不难。

 

当然作为行政人员,首先要知道一些典型的科技项目,才能进一步的去评估、判定乃至申报,这需要对相应的法律法规、实施方法有一定的了解,前期可以借助中介来评估,代理申报,在此过程中自己慢慢熟悉。  

 

9.员工活动:指各类企业文化相关的员工活动,有些企业由HR来实施、或者HR与行政共同实施。

 

员工活动的难点在于如何在能引起员工兴趣的情况下又满足老板的需求。

 

员工关心的更多的是有趣、有用、不占私人时间,老板更关心的还是能用最少的钱来激励员工更卖力的工作。

如何做到两者的平衡相信做过员工活动的人都有过改方案改到想摔电脑的地步。

 

活动的设计可以结合当下各种热点,如前两年三生三世十里桃花大火的时候,参考桃林来做活动布景,同时借鉴热门的综艺、真人秀节目来设计一些环节、游戏也不失为一种比较取巧的方法。

 

员工活动主要含5种:

 

下午茶-算是最简单的员工活动,主要就是搭配一些吃的、喝的,小公司直接美团、饿了么可以搞定,规模大一些的一般需要有固定供应商来定制。

 

员工人数上到三四百人之后,单纯的下午茶已经比较难做了,一般会结合其他活动的同时布置一个下午茶的环节,同时对于食品的选择来说,绿色、健康也是一种趋势。

 

生日会-算是另一种形式仅针对生日人员的下午茶,根据人员规模可以按季度、或者月度举办,如何做到让生日人员感受到诚心的祝福而不是来走一个生日活动的形式过场是活动组织的难点。

 

团建-主要指针对全公司人员的团建活动、也包括全员旅游,除小团队外,大部分公司的日常团建活动已下放到部门,由部门人员自行组织,全员团建一般都会涉及到外出,相应的出行、住宿、安全、活动设计将会是一个系统的大工程,更多的需要借助中介来服务完成。

 

传统节日-即几个比较典型的传统节日,如端午、七夕、圣诞、年会等,在这些节日通过一些布景并设置相应的活动来增加节日气氛。

 

纪念日-主要指对于公司有特殊意义的日子,如周年庆、电商公司的双十一,这类型的活动除了需考虑前面类似生日会、纪念日方面的要求外,一般还会带有领导发言、总结回顾性的环节。  

 

10.员工关怀:主要指为增加员工幸福度、满意度而实施的一些措施,主要涉及员工福利以及员工投诉建议处理两方面。

 

常见员工福利包括一些节日礼品、自有产品/服务的内购、合作商家打折购买、自建食堂、公司健身房/游戏室等等。

 

员工投诉建议重点在于要有便捷开明的投诉建议渠道以及对于相应投诉建议的及时有效反馈。  

 

11.供应商管理:供应商管理指与行政各类采购相关的供应商的寻找、筛选、评估、关系维护等工作。

 

对于一个行政人员来说,一个种类齐全、质量优异的供应商库会是你重要的财富,另一种意义来说,做行政的人有一定的地域因素影响,即你在一个地区耕耘的越久,供应商库越完善,你的行政工作将越轻松。

 

对于有完善供应商库的行政人员,将在办事效率、费用、沟通以及质量等各方面提供巨大优势。

 

所以对于每一个立志从事行政的人员来说,越早开始建立自己的供应商库将越有利于自身的职业发展,同时,在建立供应商库的同时,可以一起建立行政各类采购的价格体系,这样对自身以后的各类采购都能做到心中有数。

对于行政采购的供应商主要包含以下这些方面:

 

a、办公日耗品,如各类纸笔类用品、文件类用品、卫生间耗材、茶水间耗材等;

b、固定资产,如电脑、打印机、车辆等;

c、租赁中介类,包括传统的各种房产中介,也包括正兴起的各类共享办公空间,如Wework,氪空间等;

d、工程装修类,涉及设计、施工、监理、空调、消防、空气净化、绿植等;

e、证照注册服务类,基本的工商证照、专业资质证照(如医疗器械注册许可证、食品经营许可证、ICP证等等);

f、活动会议类,涉及策划布展公司,各类场地,食品提供方等;

g、沟通通讯类,基本的如电信运营商,电信、联通、移动等,进一步的如各类OA协作系统服务商、视频会议系统服务商等;

h、快递物流,这个比较简单,主流的就那几家,价格也相对透明。 

 

12.行政费用管理:指各项行政费用的管理,涉及预算的编制、执行、分析与控制,有的企业也叫行政预算管理。

 

费用管理首先需要划分好科目类别,如办公用品、固定资产、能耗费、通信费等,可以会同财务一同设定好科目类别,这样费用报表才能跟财务进行同步。

 

在此基础上日常做好账务登记,定期进行分析比较,经过一段时间的数据积累之后,就能知道各项行政费用的平均数值,以此进行年度预算的编制。

 

行政预算的编制重点参考几个方面,

 

一是历史数据,即往年同时期的相应花费;

二是考虑业务发展,这需要整个公司新一年度的业务发展目标确定之后,以此反推相应的资源配置,如销售业绩增长两倍所需的人员需求、办公场地需求等等。

 

预算编制之后大部分企业可能就放着不管了,并没有起到实际作用,只是年复一年的例行每次编制一遍。

 

实用的做法是,预算编制好之后,日常做好费用登记,根据企业规模可以按月或者按季度将实际的费用与同预算进行对比分析,找出偏差并寻找相应的原因,以此确定后续的采购计划是否要进行调整,或者对相应预算进行调整,成熟的费用管理能够在保障业务发展的情况下将预算执行偏差降低到最小。  

 

13.制度流程:指行政相关的各类流程制度的编制、宣传、执行与完善。

 

行政工作门槛低、琐碎繁杂,如果没有形成统一体系的制度流程,会让大家陷入日常各种琐碎事务、各自为战的状况。

 

为此,当企业发展到一定程度的时候,需要开始进行相应的工作梳理,将一些常规典型的事务标准化、流程化。  

 

14.团队建设:指管理人员为了行政团队的发展提升而做的工作,包括部门工作职责梳理、工作分配协调与人员规划与指导三方面。

 

首先需明确行政部门的工作职责,每个企业的行政工作职责都不一样,主要受业务及发展阶段等方面的影响。

 

其次就是工作分配协调,包括岗位职责的分配以及日常工作的分配协调;

 

最后是人员规划与指导,大部分年轻人工作的目标都是为了以后能有更好的发展,行政也不例外,怎样根据员工本身特质、优劣势、发展意图等方面去做规划指导是个难题,比如前台人员的职业发展,这块我自身也还在探索中,目前在做的是保持沟通、倾听与分享。

 

以上是我根据自身经验梳理的14个常用行政模块,基本涵盖了目前500人以下互联网公司各方面的行政工作。当然,每家企业的情况都不同,对应的侧重点就不同,相应模块会有增减,也有些模块会合并一起,甚至受重视的模块单独出来作为一个部门也有可能,这些都需要各位行政人员根据自身企业的实际情况去梳理调整,同时将这些模块进行合理的分配。 

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