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菜鸟行政人必看!独立晋升之路你要搞清这几点

发布日期:2020-05-07

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行业新闻

如何能从一个刚入职场的新人小白,迅速晋级为一个能独当一面的老鸟大咖呢?放宽心,解决好以下这五个问题,你也可以嘀!

 

Q1老板下达的指令你搞懂了吗?

曾经有个小白跟我抱怨,“我老板经常给我发邮件,内容写的都很简单,可有时他说的事情我不知道该从何做起或者我按照自己的方法做完了,但老板最后却往往对结果不甚满意,还要重新返工。”

为什么老板总是对你做的事情不满意,原因很简单,因为你可能根本没搞清楚老板想让你做的什么。

我们都知道,不管是任何年代,军队作战,都要建立统一的的指挥部,都会有统一的指挥系统,有经验的指挥官通常在下达命令后,都会要求自己的士兵重复指令,以便确认下属正确理解自己下达的作战命令。

那是因为,他们知道信息在传播过程中会衰减,会受到外界因素的干扰,再加上每个人理解能力有差异,很容易就会产生歧义和误差。

而我们大多数人在信息缺失的情况下,都会下意识用自己熟悉或自我期望的信息去自动填补缺失的信息,最终导致信息失真和变形。

其实,老板的邮件就如同指挥官的命令。想要圆满的解决问题,作为下属,先要明白老板到底想要你做什么。

那到底我们该怎么做呢?

举个常见例子,当你收到老板的邮件,要第一时间确认“收到”,最好能邮件里按自己的理解重复说明一下老板的指令内容,以防对信息理解有误或缺失,简单的任务就按照指令尽快完成。

如果遇到复杂的无从下手的任务,除了说明任务内容,还要在回复的邮件里跟老板确认说明“预计何时完成,实施的要点是什么,是否需要他人的支援等等。”

要知道,世界上大多数的失败,是因为方向错了,根本不是因为能力不足。

 

Q2如何跟上级达到有效沟通?

遇到变化,及时汇报:我们在执行任务的过程中总会出现与最初约定计划不一致的情况,这就需要我们在第一时间汇报给相关各方,形成一个信息回路。而老板的指令确认后,我们也应该在24小时内向老板回复事情进展,以及后续的行动计划及策略。

发现情况,马上汇报:一旦出现新的情况,在你要准备开展新的行动之前,一定要在第一时间汇报给上级,这样老板才能及时校准航线,知悉你的工作内容,而你才能最大限度的获得你老板的支持和资源。

多方协调,准时通报:要随时与相关部门核准进度,保证与其他事务部门协调并进。做到上行下达,各方达到资源共享。

需要求援,紧急上报:当你遇到自己不可能完成的任务时,要第一时间想到求援啊,当然,求助对象首选当然是你靠谱的同事,其次是你的上级,最终也可以是你的上上级。

不管怎样,你要知道,大家都这么忙,没人有闲工夫听你在那里慢慢道来。想要跟你的老板有效沟通,那就请抓住重点,用“倒金字塔”的叙述方式跟你老板“报,报,报,报”吧。

 

Q3写周报有用吗?

不知从什么时候开始,IT圈真的很流行写“周报”。那对于其他行业,“周报”这种东西有必要吗?

其实,我周围有很多小伙伴常常抱怨,“周报”这种东西着实没用啊,浪费时间不说,老板似乎从来也不看,每次就照着上周的模板随便改改就好。

如果你也这么想的,那就大错特错了。从很多实践经验表明,亲撰周报真的是一个非常有效的管理工具,能很有效的解决上情下达,下情上达等信息沟通的问题。

首先,周报会帮你对上周的工作进行回顾,达到“复盘”效果;

其次,把下一周的工作计划和重点规划梳理出来,就能做到事事有“计划性”;

再次,它还能帮助上级全面了解你的工作情况,建立起一个有效的“越级沟通机制”。

周报这种东西,一定要自己亲自撰写,模板统统丢掉丢掉。最好每周一的上午之前提交给你的老板,当然如果你周一上午很忙的话,完全可以在周末找个小的时间段,静下心来慢悠悠的认真写写。

周报的内容包含你对上周工作的复盘及得失分析,以及下周工作的工作要点,用来检验你的工作是否与自己的月度年度目标匹配。

写好的周报需要发送你的上级,当然,如果你很满意自己的周报内容,完全可以抄送你的上上级。还有,别忘了抄送与你本周工作内容相关的部门小伙伴们。

 

Q4怎样有效的处理邮件?

在现代办公中,邮件是我们最常用的沟通工具,也是商务环境下最正式的沟通方式。

如何有效的处理邮件呢?这就需要我们养成良好的工作习惯。任何一封邮件都应该在24小时内予以回复。

其实,发邮件也是有很多技巧的。

第一,邮件标题要与邮件相关一封邮件一个标题

驴唇不对马嘴的“问题邮件”一定要杜绝;

第二,寻求跨部门支持的邮件要抄送对方的上级和自己的上级

往往很多矛盾的产生,都是因为我们忽略了小细节。要知道,其他部门的同事可能并没有义务帮你的忙,或者说他们很忙,完全可以没看你的邮件哦。

第三,邮件内容要简洁,切忌长篇大论,要做到逻辑清楚,层次分明

最好使用“倒叙”方法叙述邮件,先说结论,再说论据。记住,任何人的阅读热情都不会超过三分钟,如果你们在最开始的时候抓住阅读者的兴奋点,那沟通的效果就趋于零了。

最后,慎用“全部回复”。回复了不该回复的人,既有可能骚扰了别人,也有可能泄密。

当然还有,发附件的时候,别忘了贴附件。

要检查清楚,确定了再发送。

工作是一种持续的状态,养成良好的工作习惯十分重要。

 

Q5如何做到高效地解决问题?

高效地解决问题,以下三点很关键:

第一, 兵来将挡水来土掩,逢山开路遇水搭桥

前面不管多困难,也要想尽办法走下去,竭尽全力去解决问题,才是关键。

第二, 学会拆分问题分阶段分步骤解决问题

在工作中,最坏的工作方法就是一次性解决所有问题,假若其中某一方面出现失误,那将会导致多有问题都没有结果。做了等于没做。正确的做法是:分清楚问题的轻重缓急,先解决要紧的,再考虑其次的。

第三, 自己解决不了的问题,一定要寻求援助

虽然解决问题是我们的工作职责,但谁都会遇到解决不了的事情。无效的努力是最愚蠢的行为。而因为害怕求援,耽误了解决问题的时机,听任问题不解决,会害人害己。

小伙伴们,如果能解决好以上这五个问题,养成良好的工作习惯,相信你们的晋升之路一定会越来越顺利!

关注E企行官方网站,了解更多相关行政管理知识。

 

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